Ein Bereitschaftsdienstplan für Ärzte in Gemeinschaftspraxen, der endlich einfach zu organisieren ist.

Die Verwaltung des Bereitschaftsdienstplans ist in vielen Arztpraxen und Gesundheitszentren eine wiederkehrende Quelle von Stress. Wer übernimmt den nächsten Feiertag? Wie stellen wir sicher, dass die Verteilung über das Quartal gerecht ist? Endlose E-Mail-Schleifen, unzählige Versionen einer Excel-Tabelle und informelle Absprachen führen oft zu Versäumnissen, Fehlern und einem Gefühl der Ungerechtigkeit, das die Arbeitsatmosphäre belasten kann.

Die Organisation lastet oft auf einer einzigen Person, die den Mental Load trägt, es allen recht machen zu müssen – eine fast unmögliche Mission. OuiCanPlan wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Durch einen strukturierten Ansatz und künstliche Intelligenz verwandelt unser Tool das Sammeln von Wünschen und die Suche nach Lösungen in einen neutralen, schnellen und effizienten Prozess. Es geht nicht darum, die Diskussion zu ersetzen, sondern sie auf konkrete, faire Vorschläge zu stützen, die bereits die Vorgaben jedes Einzelnen berücksichtigen.

In 3 Schritten: Von der Anforderung zur Lösung

Unsere Methode wurde so konzipiert, dass sie sowohl für den Organisator als auch für die teilnehmenden Ärzte so einfach wie möglich ist.

1. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in einem Satz. Der Organisator (leitender Arzt, Koordinator, Praxismanager...) meldet sich an und beschreibt einfach den Bedarf. Zum Beispiel: „Die Dienste für das nächste Quartal auf die 8 Ärzte des Zentrums verteilen.“ Aus diesem Satz generiert unsere KI eine Reihe von 10 bis 15 relevanten Fragen.
2. Jeder Partner antwortet in 2 Minuten. Ein einzigartiger Link wird generiert und mit allen Teilnehmern geteilt. Jeder beantwortet die Fragen einzeln von seinem Smartphone oder Computer aus, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Die Anonymität der Antworten (ab 3 Teilnehmern garantiert) ermöglicht es, harte Ausschlusskriterien und Wünsche ehrlich und unbefangen zu sammeln.
3. Visualisieren Sie die optimierten Dienstpläne. Sobald die Antworten gesammelt sind, analysiert die KI alle Daten. Sie berechnet und präsentiert mehrere Dienstplan-Vorschläge, geordnet nach dem Prozentsatz der allgemeinen Zustimmung. Sie sehen sofort die konsensfähigsten Optionen, die gefundenen Kompromisse und eventuelle Knackpunkte, die noch zu besprechen sind.

Ein konkretes Beispiel: Der Bereitschaftsdienstplan der Praxis

Stellen wir uns eine Gemeinschaftspraxis mit 5 Ärzten vor, die die Wochenenddienste für das nächste Quartal planen muss, also 13 zu besetzende Wochenenden. Gerechtigkeit (2 bis 3 Dienste pro Person) ist ein wichtiges Ziel.

Der Organisator gibt ein: „Wochenenddienste für die 5 Partner der Praxis für das nächste Quartal organisieren.“

Die KI von OuiCanPlan generiert Fragen, die an jeden Arzt gesendet werden: An welchen Wochenenden sind Sie absolut nicht verfügbar (hartes Kriterium)? Wie viele Wochenenddienste möchten Sie übernehmen (zwischen 2 und 3)? Bevorzugen Sie einen Dienst an einem Brückentag-Wochenende oder während der Schulferien? Gibt es ein Wochenende, das Sie besonders gerne übernehmen würden?

Die Ärzte antworten anonym: Ein Arzt ist am Wochenende des 15. März nicht verfügbar (Familienfeier). Ein anderer ist an den ersten beiden Februarwochenenden auf einem Kongress. Ein dritter würde das Osterwochenende lieber vermeiden, aber es ist keine zwingende Vorgabe. Ein vierter hat keine besonderen Einschränkungen. * Der letzte möchte unbedingt einen Dienst im Januar übernehmen.

Die KI verarbeitet diese Informationen und generiert Dienstpläne: Vorschlag 1: 95 % Zustimmung. Der Plan respektiert alle absoluten Nichtverfügbarkeiten. Die Verteilung ist gerecht (zwei Ärzte übernehmen 3 Dienste, drei übernehmen 2). Der Arzt, der einen Dienst im Januar wünschte, bekommt ihn. Der einzige Kompromiss betrifft den Wunsch des Arztes, der Ostern lieber vermeiden wollte; die KI meldet dies deutlich mit dem Hinweis: „Ungelöster Punkt: Dr. X (anonymisiert) ist trotz seiner Präferenz für das Osterwochenende eingeteilt.“ Vorschlag 2: 91 % Zustimmung. Eine andere Verteilung, die ebenfalls die harten Kriterien respektiert, bei der jedoch die Dienste eines Arztes zeitlich enger beieinander liegen. Die KI erwähnt dies als einen Punkt mit geringerem Komfort.

Der Organisator verfügt so über eine solide und objektive Grundlage, um den Dienstplan in voller Transparenz fertigzustellen.

Excel, E-Mails, Messenger... vs. OuiCanPlan

Ein Vergleich des traditionellen Ansatzes mit dem von OuiCanPlan zeigt die Einsparungen an Zeit und Nerven.

#### Mit herkömmlichen Werkzeugen (Excel-Tabelle, Chat-Gruppe) Zeitaufwändiger Prozess: Dutzende von Nachrichten sind nötig, um die Verfügbarkeiten zu sammeln, oft über mehrere Wochen hinweg. Hoher Mental Load: Der Organisator muss die Antworten manuell zusammenführen, mit den Wünschen jonglieren und den Druck unzufriedener Kollegen aushalten. Fehler- und Vergessensrisiko: Eine vergessene Einschränkung, eine veraltete Dateiversion geteilt... Fehler sind häufig und kosten Zeit und Vertrauen. Mangelnde Transparenz: Die endgültige Entscheidung kann willkürlich erscheinen und ein Gefühl der Ungerechtigkeit im Team erzeugen.

#### Mit OuiCanPlan Sofortige Zeitersparnis: Der Organisator benötigt nur wenige Minuten, um das Projekt zu starten. Jeder Arzt antwortet in 2 Minuten. Automatisierter und unparteiischer Prozess: Die KI sammelt die anonymen Antworten und berechnet die besten Kompromisse, ohne menschliche Voreingenommenheit. Zuverlässigkeit und Einhaltung der Vorgaben: Die harten Kriterien („Hard Limits“) der Teilnehmer werden respektiert, wodurch Fehler oder Versäumnisse vermieden werden. Gerechtigkeit und Zufriedenheit: Die vorgeschlagenen Dienstpläne suchen nach dem bestmöglichen Kompromiss. Der Zustimmungs-Prozentsatz ermöglicht es, objektiv die konsensfähigste Lösung auszuwählen.

Ein kollaboratives Tool, entwickelt für medizinische Teams

Über die Automatisierung hinaus fördert OuiCanPlan eine bessere Zusammenarbeit. Der Organisator kann eine Frist für die Antworten festlegen, mit automatischen Erinnerungen, die 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vor Ablauf gesendet werden. Er kann verfolgen, wer geantwortet hat (ohne die Antworten zu sehen), um nur die Nachzügler zu erinnern.

Für größere Organisationen ist es möglich, die Arbeitslast zu teilen. Unsere Abonnements ermöglichen es, Co-Organisatoren zu benennen (bis zu 2 im Perso-Tarif, unbegrenzt im Pro-Tarif), die bei der Verwaltung des Prozesses helfen können.

Die Verwaltung von Bereitschaftsdienstplänen ist ein komplexes Thema mit großen menschlichen und organisatorischen Herausforderungen. Um Strategien zur Vereinbarkeit von Gerechtigkeit und Kontinuität der Versorgung zu vertiefen, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel über Wochenenddienste unter Partnern in einer Arztpraxis.

Ob Sie eine kleine Praxis oder ein größeres Gesundheitszentrum sind, OuiCanPlan passt sich an. Unser kostenloses Simple-Angebot ermöglicht die Verwaltung von bis zu 10 Teilnehmern. Für größere oder wiederkehrende Bedarfe bieten unsere Pro-Angebote (bis zu 250 Teilnehmer) und unsere Einzelpläne die notwendige Flexibilität. Entdecken Sie auf der Seite unserer Angebote den für Sie passenden Tarif.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Anonymität der Antworten wirklich garantiert?

Ja, absolut. Sobald 3 Personen geantwortet haben, werden die Antworten zusammengefasst und anonymisiert. Der Organisator kann sehen, wer teilgenommen hat, um den Fortschritt zu verfolgen, hat aber niemals Zugriff auf die individuellen Antworten. Dies gewährleistet eine ehrliche und druckfreie Informationssammlung.

Was passiert, wenn ein Arzt nicht rechtzeitig antwortet?

Sie können bei der Erstellung des Dienstplans eine Frist festlegen. Unser System versendet 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vor Ablauf der Frist automatische Erinnerungen per E-Mail. Dies maximiert die Antwortquote, ohne dass Sie jede Person manuell erinnern müssen.

Unsere Praxis hat sehr spezifische Verteilungsregeln. Kann die KI damit umgehen?

Ja, die KI ist genau dafür konzipiert. Jeder Teilnehmer kann harte Kriterien (z. B. eine totale Nichtverfügbarkeit) festlegen, die die KI respektiert. Das Tool identifiziert auch flexiblere Wünsche, um Kompromisse zu finden, und zeigt deutlich an, wenn ein Knackpunkt bestehen bleibt.

Muss man ein Konto erstellen, um zu antworten und seine Wünsche anzugeben?

Nein, nur der oder die Organisatoren benötigen ein Konto. Die teilnehmenden Ärzte erhalten einen einzigartigen und sicheren Link, beantworten die Fragen direkt in ihrem Browser, und das war's. Das Erlebnis ist so gestaltet, dass es so reibungslos wie möglich ist, ohne jegliche Einstiegshürden.

Ist es für wiederkehrende Planungen (monatlich, quartalsweise) geeignet?

Absolut. Unsere Abonnement-Tarife (Perso und höher) beinhalten eine „Routinen“-Funktion. Sie ermöglicht es Ihnen, ein Planungsprojekt mit einem Klick zu duplizieren, zum Beispiel jedes Quartal, wobei dieselben Teilnehmer und Einstellungen für maximale Zeitersparnis beibehalten werden.