Eine Abschiedsfeier für einen Kollegen organisieren: die Methode, die alles vereinfacht

Sandrine bekam die Nachricht an einem Dienstagmorgen zwischen zwei Meetings: "Übrigens, wusstest du, dass Michel Ende November in Rente geht?" Nein, das wusste sie nicht. Und mit diesem einen Satz hatte sie, ohne es zu wollen, die Organisation seiner Abschiedsfeier geerbt. Fünfundzwanzig Kolleginnen und Kollegen, zwei Standorte vierzig Autominuten voneinander entfernt, drei Personen dauerhaft im Homeoffice, und ein Kollege, den nach achtzehn Jahren im Unternehmen alle mochten. Die Messlatte lag von Anfang an hoch.

In Mitarbeiterforen taucht Sandrines Geschichte in tausend Varianten wieder auf. "Ich wurde zur Organisatorin der Feier bestimmt, ohne dass jemand meine Meinung gefragt hätte", schreibt eine Nutzerin in einem HR-Forum. Eine andere berichtet, sie habe eine E-Mail an das ganze Team wegen der Sammlung geschickt, zehn Tage lang keine Antwort erhalten und dann jede Person einzeln nachfassen müssen, eine regelrechte Schnitzeljagd. Ein dritter, bitterer Bericht erzählt von einem Geschenk, das am Vorabend in letzter Minute gekauft wurde, weil niemand sich entschieden hatte, und das am Ende niemandem gefiel.

Auffällig an diesen Berichten ist, dass sich die Probleme fast immer identisch wiederholen: Niemand traut sich, einen Betrag für die Sammlung zu nennen, aus Angst, geizig oder umgekehrt zu großzügig zu wirken, die Geschenkwahl dreht sich endlos zwischen fünf verschiedenen Ideen, der Termin passt manchen, aber nicht allen, und der Ort wird zum Streitpunkt zwischen denen, die ein richtiges Restaurant wollen, und denen, die einen einfachen Moment im Büro bevorzugen. Hier ist, wie man diesen Fallen entkommt, mit einer konkreten Methode, die von Dutzenden Organisatorinnen und Organisatoren in genau Sandrines Situation erprobt wurde.

Das Tabuthema Sammlung: wie viel geben, ohne jemanden in Verlegenheit zu bringen

Das erste Hindernis ist fast immer das Geld. Eine Sammlung für einen Ruhestand nach achtzehn Jahren im Unternehmen ist keine einfache Freitagskasse. Die erwarteten Beträge steigen schnell, und genau das blockiert alle. Ein Praktikant oder eine Person mit befristetem Vertrag kann nicht denselben Betrag geben wie eine Führungskraft, die seit fünfzehn Jahren dabei ist. Jemand, der Teilzeit im Homeoffice mit einem kurzen Vertrag arbeitet, hat nicht denselben finanziellen Spielraum wie ein Abteilungsleiter.

Der klassische Fehler ist die Sammel-E-Mail nach dem Motto "bitte tragt bei, so wie ihr könnt", die an das gesamte Team geht. Dieser gut gemeinte Satz bewirkt genau das Gegenteil, denn niemand weiß, was "so wie ihr könnt" konkret bedeutet, und die Angst, sich in die eine oder andere Richtung zu vergreifen, lähmt alle. Ein typisches Ergebnis, das in Foren berichtet wird: Von 25 angefragten Personen antworten acht innerhalb einer Woche, zwölf antworten nie, und fünf fragen in privaten Nachrichten nach, weil sie sich nicht trauen, öffentlich zu fragen.

Die Lösung, die funktioniert, wie mehrere erfahrene Organisatorinnen berichten, besteht darin, von Anfang an eine klare Spanne anzugeben, etwa "zwischen 5 und 20 Euro nach eigenem Ermessen, die Anonymität ist vollständig, niemand sieht, wer wie viel gegeben hat". Diese Präzisierung verändert alles, weil sie den sozialen Vergleichsdruck herausnimmt. Wer 5 Euro gibt, fühlt sich nicht mehr beurteilt im Vergleich zu jemandem, der 20 gibt, da der individuelle Betrag niemandem gezeigt wird. Bei einer Verabschiedung in den Ruhestand mit 25 Teilnehmenden lässt sich mit einer solchen Spanne meist zwischen 200 und 350 Euro sammeln, was echten Spielraum für das Geschenk und einen Zusatz für den Umtrunk oder das Essen lässt.

Wichtig ist auch, eine klare Frist für die Beiträge festzulegen, sonst zieht sich die Sammlung drei Wochen hin, und die Organisatorin verbringt Stunden damit, per E-Mail, dann über interne Nachrichten und schließlich persönlich am Schreibtisch zu erinnern. Genau dieses Szenario beschreibt ein Bericht aus einem Forum für Assistentinnen: "Ich musste dieselbe Person siebenmal fragen, bis sie antwortete, und am Ende hatte sie es einfach vergessen, sie war gar nicht dagegen."

Ein Geschenk wählen, das nicht im Schrank verstaubt

Der zweite Reibungspunkt ist das Geschenk selbst. Für einen Ruhestand gibt es die Klassiker: eine gravierte Uhr, ein Wochenende, einen Gutschein für einen Baumarkt oder Gartenhandel, einen Fotorahmen mit einer Collage gemeinsamer Jahre. Das Risiko, das laut vielen Online-Berichten sehr häufig auftritt, ist ein Geschenk, das dem Team gefällt, das es ausgesucht hat, aber nicht der Person, die es erhält. Ein Bericht erzählt von einem Kollegen, der weder rauchte noch trank und ein Weinverkostungsset bekam, "weil das normalerweise immer gut ankommt". Ein anderer erwähnt eine Uhr, die an jemanden verschenkt wurde, der seit zehn Jahren keine Uhr mehr trug und lieber aufs Handy schaute.

Die bewährte Praxis, die erfahrene Organisatorinnen teilen, besteht darin, diskret jemanden zu fragen, der der scheidenden Person sehr nahesteht, das übliche Arbeitstandem oder eine gute Freundin im Team, um konkrete Ideen zu bekommen, ohne zu verraten, dass ein Geschenk geplant ist. Eine einfache Frage wie "worüber spricht er gerade als Projekt für seinen Ruhestand" reicht oft aus, um auf eine gute Idee zu kommen: ein Gemüsegarten, ein Boot, Reisen, Heimwerken, Musik. In Sandrines Fall erwähnte die enge Kollegin von Michel, dass er seit Monaten von einem E-Bike für seine Sonntagsausflüge sprach. Die Sammlung ermöglichte es schließlich, einen ansehnlichen Gutschein bei einem örtlichen Fahrradhändler zu schenken, ergänzt durch eine von allen unterschriebene Karte und ein kleines symbolisches Geschenk, das das engste Team ausgesucht hatte.

Es hilft auch, gedanklich zwei Budgets zu trennen: das Hauptgeschenk, finanziert durch die gemeinsame Sammlung, und eine persönlichere Geste des direkten Teams, die der scheidenden Person oft mehr bedeutet, gerade weil sie von Menschen kommt, mit denen man jahrelang den Alltag geteilt hat.

Einen Termin finden, der niemanden ausschließt

Auf dem Papier klingt es einfach, einen Termin für eine Abschiedsfeier zu finden. In Sandrines Realität, mit zwei Standorten und Homeoffice-Kolleginnen, ist es ein echtes Puzzle. Der Freitagnachmittag passt manchen, fällt aber immer genau auf den Homeoffice-Tag zweier anderer Personen. Der Donnerstagmittag passt dem Team am Hauptstandort, zwingt aber die Kolleginnen vom zweiten Standort zu einer Fahrt nur dafür. Und der Termin muss bis zuletzt einigermaßen geheim bleiben, was die Abstimmung zusätzlich erschwert.

Ein häufiger Bericht in Foren beschreibt genau diesen Teufelskreis: eine per E-Mail verschickte Umfrage mit drei vorgeschlagenen Terminen, tröpfelnde Antworten, und dann die späte Entdeckung, dass der schließlich gewählte Termin in die Urlaubszeit der halben Belegschaft fällt oder sogar mit einem anderweitig angesetzten Pflichttermin kollidiert. Die Umfrage ein zweites Mal zu starten, während man diskret genug bleibt, um den Verdacht der scheidenden Person nicht zu wecken, wird schnell zur Gratwanderung.

Der Schlüssel, sagen Organisatorinnen, die schließlich eine funktionierende Methode gefunden haben, besteht darin, von Anfang an mehrere Termine statt eines einzigen anzubieten und die Verfügbarkeiten zentral und anonym zu erfassen, ohne jede Person einzeln nachfragen zu müssen, ob sie schon geantwortet hat. So vermeidet man den Effekt "ich antworte, wenn ich dran denke", der sich bei 25 Personen zu einer ganzen verlorenen Woche summieren kann, nur um einen Termin festzulegen.

Büro, Restaurant oder beides: entscheiden, ohne Lager zu bilden

Die Wahl des Ortes bringt oft sehr geteilte Meinungen hervor. Manche Kolleginnen und Kollegen, besonders jene, die weit weg wohnen oder abends familiäre Verpflichtungen haben, bevorzugen einen einfachen Moment im Büro am späten Nachmittag mit Buffet und ein paar Flaschen. Andere finden, dass ein Abschied nach achtzehn Jahren ein richtiges Restaurant verdient, mit einem gemeinsamen Essen und einer anderen Atmosphäre als im Arbeitsalltag.

Ein Beitrag aus einem Forum für Assistentinnen der Geschäftsführung bringt die Spannung gut auf den Punkt: "Wir haben am Ende beides gemacht, einen Moment im Büro am Nachmittag, damit auch die vorbeischauen konnten, die abends nicht bleiben konnten, und ein kleineres Abendessen für das engere Team." Dieses zweistufige Format, das laut Berichten immer häufiger vorkommt, erlaubt es, enge Zeitpläne mit dem Wunsch nach einem feierlicheren Moment für diejenigen zu verbinden, die das möchten. Es hilft auch, das Sammlungsbudget anders aufzuteilen: einen kleinen Anteil für das Bürobuffet, einen größeren für das Geschenk und eventuell einen freiwilligen Zusatzbeitrag für diejenigen, die abends ins Restaurant gehen.

Die Rede: was wirklich in Erinnerung bleibt

Zum Schluss kommt die Rede, oft gefürchtet von der Person, die sie halten muss. Die Berichte stimmen in einem Punkt überein: Reden, die im Gedächtnis bleiben, sind nicht die längsten oder förmlichsten, sondern jene, die ein oder zwei konkrete Anekdoten erzählen statt allgemeiner Sätze wie "das ist einfach eine großartige Person". Sich an ein bestimmtes gemeinsames Projekt zu erinnern, an einen Satz, den die Person oft wiederholte, an einen Insider-Witz, den das ganze Team kennt, gibt viel mehr Tiefe als eine konventionelle Rede. Es hilft, im Vorfeld diskret zwei oder drei Erinnerungen bei Kolleginnen einzuholen, die lange mit der scheidenden Person zusammengearbeitet haben, um die Rede zu bereichern, ohne im letzten Moment alles allein erfinden zu müssen.

Wenn die Organisation mehr Zeit kostet als gedacht

Was diese Art von Ereignis für die Organisatorin so anstrengend macht, ist nie eine einzelne Aufgabe, sondern ihre Summe: Verfügbarkeiten abfragen, Geld sammeln, ohne jemanden in Verlegenheit zu bringen, ein Geschenk wählen, das wirklich gefällt, einen Ort buchen, Nachzügler drei- oder viermal erinnern. Sandrine hat schließlich einen anderen Ansatz ausprobiert, um nicht ihre Abende damit zu verbringen, Erinnerungen einzeln zu verschicken.

Sie nutzte OuiCanPlan, ein Tool, das automatisch zwischen 10 und 15 gezielte Fragen je nach dem zu organisierenden Anlass erstellt, hier eine Abschiedsfeier. Jede der 25 Kolleginnen und Kollegen antwortete für sich, indem sie einfach einen Vornamen, eine E-Mail-Adresse und eine Handynummer angab, ohne dass ein Konto zum Antworten nötig war. Die Antworten werden anonym innerhalb der Gruppe, sobald drei Personen teilgenommen haben, was die Frage der Sammlung sofort entspannte: Die Beträge kamen herein, ohne dass sich jemand rechtfertigen oder seinen Beitrag mit dem der Schreibtischnachbarin vergleichen musste. Das Tool schlug dann Kreuzkompromisse zwischen den Verfügbarkeiten beider Standorte und der Homeoffice-Kolleginnen vor, mit nach Zustimmungsgrad sortierten Vorschlägen und direkt verknüpften Buchungslinks für die besten Optionen. Für die Antworten wurde eine Frist gesetzt, mit automatischen E-Mail-Erinnerungen 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vorher, was Sandrine davor bewahrte, jedem Nachzügler selbst hinterherlaufen zu müssen. Die Ergebnisse sind echt und werbefrei.

Für ein einmaliges Ereignis wie dieses hat die Organisation im Voraus alles verändert: Der Termin stand nach vier Tagen statt der üblichen zwei Wochen fest, die Sammlung erreichte 310 Euro, ohne dass jemandes individueller Beitrag bekannt wurde, und das Geschenk konnte mit ausreichend Vorlauf vor dem Termin der Feier bestellt werden.

Zusammengefasst

Eine Abschiedsfeier für eine beliebte Kollegin oder einen beliebten Kollegen zu organisieren, ist keine Kleinigkeit, besonders wenn das Team über mehrere Standorte und Homeoffice verteilt ist. Eine klare Spanne für die Sammlung vorgeben, die Anonymität der Beiträge schützen, diskret die wirklichen Wünsche der scheidenden Person erkunden, mehrere Termine statt eines einzigen anbieten und Büro und Restaurant kombinieren, wenn die Zeitpläne es verlangen: Das sind die einfachen Entscheidungen, die aus einer gefürchteten Pflichtaufgabe einen Moment machen, an den sich alle, auch die Organisatorin, gerne als Erfolg erinnern.