Ein gerechter Bereitschaftsdienstplan, mit dem alle zufrieden sind.

Die Koordination eines Bereitschaftsdienstplans ist oft ein echtes Kopfzerbrechen. Zwischen kurzfristigen Ausfällen, den Wünschen jedes Einzelnen und der Notwendigkeit, eine lückenlose Abdeckung zu gewährleisten, stößt die geteilte Tabelle oder die E-Mail-Schleife schnell an ihre Grenzen. Der Prozess ist umständlich, fehleranfällig und führt manchmal zu Spannungen im Team. Wie stellt man sicher, dass die Verteilung wirklich fair ist, ohne Stunden damit zu verbringen?

OuiCanPlan wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Unser Tool nutzt künstliche Intelligenz, um Ihr Team strukturiert und anonym zu befragen. Anschließend analysiert es alle Vorgaben und Wünsche, um optimierte Planungsvorschläge mit einem klaren Prozentsatz der Zustimmung zu generieren. Sie behalten die Kontrolle, sparen aber wertvolle Zeit und bewahren den Frieden im Team. Das Ergebnis ist konkret, ohne Werbung und basiert auf den echten Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter.

In 3 einfachen Schritten

Der Prozess ist so konzipiert, dass er für Sie und Ihre Mitarbeiter so reibungslos wie möglich abläuft.

1. Beschreiben Sie Ihr Projekt in einem Satz. Als Organisator starten Sie die Befragung, indem Sie das Ziel beschreiben. Zum Beispiel: "Die Bereitschaftsdienste für das nächste Quartal für die Abteilung organisieren". Die KI generiert sofort 10 bis 15 relevante Fragen für Ihr Team.
2. Teilen Sie einen einzigen Link. Sie müssen nur einen einzigen Link an Ihre Mitarbeiter weitergeben. Jeder kann in etwa zwei Minuten antworten, ohne jemals ein Konto erstellen zu müssen. Wenn Sie eine Frist setzen, werden automatisch Erinnerungen für Sie versendet.
3. Entdecken Sie die Planungsvorschläge. Sobald die Antworten gesammelt sind, berechnet unsere KI mehrere Planungsvorschläge und präsentiert sie Ihnen. Jede Option zeigt eine Gesamt-Zustimmungsrate, erläutert die gefundenen Kompromisse und weist deutlich auf die Punkte hin, die noch entschieden werden müssen. Sie erhalten eine solide und faire Diskussionsgrundlage.

Ein konkretes Beispiel: Der Dienstplan der radiologischen Abteilung

Stellen Sie sich vor, Sie sind Koordinator einer Abteilung mit 8 Radiologen und müssen den Plan für die Nacht- und Wochenend-Bereitschaftsdienste für das nächste Quartal erstellen.

1. Ihre Beschreibung auf OuiCanPlan: "Erstellung des Nacht- und Wochenend-Bereitschaftsdienstplans für das nächste Quartal für das Radiologie-Team."

2. Von der KI generierte Fragen: Das Tool könnte Fragen stellen wie: In welchen Wochen sind Sie absolut nicht verfügbar (gebuchter Urlaub, Fortbildung)? (Harte Vorgabe) Wie viele Bereitschaftsdienst-Wochenenden möchten Sie im Quartal maximal leisten? Bevorzugen Sie es, Ihre Bereitschaftsdienste direkt hintereinander zu leisten oder sie so weit wie möglich zu verteilen? Gibt es Termine, an denen Ihnen ein Bereitschaftsdienst besonders gut passen würde? * Wären Sie bereit, einen Bereitschaftsdienst an einem Feiertag zu übernehmen, im Tausch gegen ein anderes freies Wochenende?

3. Die berechneten Ergebnisse: Nachdem die 8 Ärzte (anonym) geantwortet haben, analysiert OuiCanPlan die Daten. Das Tool präsentiert Ihnen keine Ansammlung von Antworten, sondern konkrete Handlungspläne.

• Vorschlag A - Zustimmung 88 %: Dieser Plan respektiert die Urlaubswochen aller. Er verteilt 3 Wochenenden pro Person, außer für Dr. Martin, der maximal 2 wollte (dieser Punkt wird deutlich als zu diskutierender Kompromiss gekennzeichnet). Er teilt Dr. Dubois den Bereitschaftsdienst während der Woche mit dem Brückentag nach Christi Himmelfahrt zu, wie sie es gewünscht hat.
• Ungelöster Punkt: Das Pfingstwochenende ist noch zu vergeben. OuiCanPlan hebt diesen Punkt deutlich hervor, sodass Sie ihn gezielt mit den verbleibenden verfügbaren Personen besprechen können.

Mit diesem Ansatz starten Sie nicht mehr bei Null. Sie verfügen über umsetzbare Szenarien, die die Grenzen jedes Einzelnen respektieren und gleichzeitig die bestmöglichen Kompromisse für das Kollektiv aufzeigen.

Tabellenkalkulation / E-Mail vs. OuiCanPlan

Der Methodenwechsel bringt konkrete Vorteile für den Alltag.

Mit einer Tabellenkalkulation oder per E-Mail: Informationen sind auf mehrere E-Mails und Dateiversionen verstreut. Lange E-Mail-Wechsel sind zeitaufwändig und schwer nachzuvollziehen. Die fehlende Anonymität kann die Äußerung echter Präferenzen hemmen. Das manuelle Zusammentragen der Vorgaben ist eine Quelle für Fehler und Versäumnisse. * Die Suche nach dem besten Kompromiss ist subjektiv und komplex.

Mit OuiCanPlan: Alles ist auf einer einzigen Plattform über einen einzigen Link zentralisiert. Die Befragung ist asynchron: Jeder antwortet, wann er möchte. Die Anonymität (garantiert ab 3 Teilnehmern) fördert die offene Kommunikation und sorgt für ehrliche Antworten. Die Analyse und Berechnung der Pläne erfolgen automatisch und sofort. Harte Vorgaben (Nichtverfügbarkeiten) werden garantiert eingehalten. Die Vorschläge werden objektiv nach Zustimmungsrate geordnet, was die endgültige Entscheidung erleichtert.

Die Komplexität bei der Organisation von Bereitschaftsdiensten hängt oft mit der allgemeinen Verwaltung von An- und Abwesenheitszeiten zusammen. Um mehr über diese verwandten Themen zu erfahren, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel.

Ob Sie ein kleines Team oder eine große Organisation sind, wir haben eine Lösung. Starten Sie kostenlos mit unserem Simple-Angebot (bis zu 10 Teilnehmer). Für umfassendere Anforderungen, wie die Verwaltung wiederkehrender Pläne, das Hinzufügen von Co-Organisatoren (bis zu 2 im Perso-Angebot, unbegrenzt im Pro-Angebot) oder die Verwaltung von Teams mit bis zu 250 Personen, sind unsere kostenpflichtigen Angebote genau das Richtige für Sie. Entdecken Sie unsere Angebote, um das passende Paket zu finden.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Anonymität der Antworten wirklich garantiert?

Absolut. Sobald 3 Personen teilgenommen haben, sind die Antworten vollständig anonym. Als Organisator sehen Sie, wer geantwortet hat, um Nachzügler erinnern zu können, aber Sie werden niemals die individuellen Antworten sehen. Diese Anonymität ist der Schlüssel, um ehrliche Präferenzen zu sammeln und Spannungen zu reduzieren.

Müssen die Teilnehmer ein Konto erstellen, um zu antworten?

Nein, und das macht die Teilnahme so einfach. Die Mitglieder Ihres Teams erhalten einen einzigen Link, klicken darauf und beantworten die Fragen direkt in ihrem Browser. Kein Konto, keine App, die installiert werden muss – nur 2 Minuten, um ihre Meinung abzugeben.

Was passiert, wenn nicht alle rechtzeitig antworten?

Sie haben die Möglichkeit, eine Frist festzulegen. Um Ihnen zu helfen, Ihr Team zu mobilisieren, sendet OuiCanPlan automatisch Erinnerungs-E-Mails 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vor Ablauf der Frist. Dies maximiert die Antwortrate, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Was ist eine "harte Vorgabe" und wie wird sie gehandhabt?

Eine harte Vorgabe ist eine nicht verhandelbare Bedingung für einen Teilnehmer, wie eine bereits genehmigte Urlaubswoche oder eine unaufschiebbare persönliche Verpflichtung. Unsere künstliche Intelligenz behandelt diese Vorgaben als absolute Regeln: Kein Planungsvorschlag wird sie jemals verletzen. Das ist die Garantie für einen realistischen und umsetzbaren Plan.

Ist es möglich, wiederkehrende Pläne zu verwalten, zum Beispiel jeden Monat?

Ja, diese Funktion ist mit unseren Perso- und Pro-Angeboten verfügbar. Die Funktion 'wiederkehrende Routinen' ermöglicht es Ihnen, die Struktur einer vergangenen Befragung einfach zu duplizieren. So können Sie Ihren Planungsprozess für Bereitschaftsdienste jeden Monat oder jedes Quartal mit nur wenigen Klicks neu starten.