Planen Sie Mitarbeitergespräche und Schulungen für Ihr Team

Die Koordination der Terminkalender für Jahresgespräche, Kompetenzbeurteilungen oder Pflichtschulungen ist eine zeitaufwändige Aufgabe, die Führungskräfte und Personalabteilungen stark belastet. Das Jonglieren mit den Verfügbarkeiten aller Beteiligten, den Anforderungen der Abteilungen und den betrieblichen Notwendigkeiten kann schnell zu einer Quelle der Frustration werden. Sie verlieren wertvolle Zeit, die Sie für Aufgaben mit höherem Mehrwert einsetzen könnten: die Betreuung und Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden.

OuiCanPlan wurde entwickelt, um Sie von dieser mentalen Last zu befreien. Unser intelligentes Tool agiert wie ein echter Planungsassistent. Es findet nicht einfach nur einen Termin, sondern sucht nach dem bestmöglichen Kompromiss, indem es die Vorlieben und Einschränkungen jedes Teilnehmers fair und transparent berücksichtigt.

In 3 einfachen Schritten

Vereinfachen Sie Ihren Planungsprozess radikal, indem Sie diesen drei Schritten folgen.

1. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben in einem Satz

1. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein

1. Erhalten Sie klare und sortierte Vorschläge

Ein konkretes Beispiel: Mitarbeitergespräche im Technik-Team organisieren

Stellen wir uns die folgende Situation vor, um die Leistungsfähigkeit des Tools besser zu verstehen.

Ihre Rolle: Sie sind Manager eines 12-köpfigen Technik-Teams. Ihr Ziel: Planung der einstündigen Jahresgespräche für jedes Teammitglied, die in den nächsten drei Wochen stattfinden sollen.

Die Rahmenbedingungen sind zahlreich: Sie selbst sind nur montags, dienstags und donnerstags nachmittags verfügbar, um diese Gespräche zu führen. Drei Entwickler arbeiten in Teilzeit (80 %) und sind mittwochs nicht im Dienst. Ihr Lead Developer hat jeden Donnerstagmorgen wichtige Projektmeetings. Zwei Personen aus dem Support-Team dürfen nicht gleichzeitig abwesend sein, um die Servicekontinuität zu gewährleisten. * Jeder hat eigene persönliche Vorlieben und terminliche Einschränkungen.

Mit OuiCanPlan:

1. Sie geben einfach in das Tool ein: „Einstündige Jahresgespräche für mein 12-köpfiges Entwicklerteam in den nächsten 3 Wochen planen.“ Sie fügen Ihre harte Einschränkung hinzu: „Nicht verfügbar montagmorgens, mittwochs, donnerstagmorgens und freitags“.
2. Sie teilen den generierten Link. Die KI stellt dem Team Fragen wie: „An welchen Tagen sind Sie im Büro?“, „Gibt es 2-Stunden-Zeitfenster, in denen Sie absolut nicht verfügbar sind?“, „Bevorzugen Sie ein Gespräch am Anfang oder am Ende des Tages?“.
3. Nach einigen Stunden (oder Tagen, je nach gesetzter Frist) sehen Sie sich die Ergebnisse an. Die KI unterbreitet Ihnen einen Vorschlag 1 mit 95 % Übereinstimmung. Sie hat die Gespräche der Teilzeitkräfte automatisch auf deren Anwesenheitstage gelegt, den Donnerstagmorgen für den Lead Dev vermieden und die Termine der Support-Mitarbeiter so verschoben, dass sie sich nicht überschneiden. Der Bericht weist darauf hin, dass für den 12. Mitarbeiter kein Termin gefunden wurde, da seine Einschränkungen mit Ihren kollidieren, und schlägt 2 oder 3 Alternativen vor, die Sie ihm direkt anbieten können.

Das Ergebnis ist ein nahezu fertiger Plan, der mühelos und auf faire Weise erstellt wurde.

Tabellen / Messenger vs. OuiCanPlan

Über die reine Logistik hinaus hängt der Erfolg dieser Termine von einer guten Vorbereitung und einem strukturierten Ansatz ab. Um das Thema zu vertiefen, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel, der Ihnen weitere Schlüssel für erfolgreiche Gespräche und Schulungen an die Hand gibt.

Eine Lösung für jeden Bedarf

Egal, ob Sie ein kleines Team oder eine große Abteilung leiten, OuiCanPlan passt sich an. Unser kostenloser Simple-Plan ermöglicht Ihnen die Verwaltung von bis zu 3 Planungen pro Monat für 10 Teilnehmende. Das ist ideal, um das Tool zu testen oder für gelegentliche Bedarfe.

Für komplexere Anforderungen ermöglichen unsere Pro-Tarife die Einbindung von bis zu 250 Teilnehmenden und das Hinzufügen von Co-Organisatoren (unbegrenzt im Pro-Tarif), perfekt für die Zusammenarbeit zwischen einer Führungskraft und der Personalabteilung. Die höheren Tarife beinhalten auch erweiterte Funktionen wie gezielte Zusatzfragen oder die Einrichtung von wiederkehrenden Routinen für Ihre monatlichen Meetings. Die Ergebnisse sind real und ohne Werbung.

Entdecken Sie unsere Tarife, um das passende Paket für Sie zu finden.

Häufig gestellte Fragen

Wie wird die Anonymität der Teilnehmenden gewährleistet?

Ab drei Teilnehmenden werden die individuellen Antworten zusammengefasst und von unserer KI verarbeitet. Als Organisator sehen Sie, wer den Fragebogen ausgefüllt hat, um Erinnerungen zu versenden, aber Sie haben niemals Zugriff auf die detaillierten Antworten einzelner Personen. Diese Anonymität ist entscheidend, damit Ihre Mitarbeitenden ihre echten Einschränkungen vertrauensvoll angeben können.

Müssen Teilnehmende ein Konto erstellen, um zu antworten?

Nein, auf keinen Fall. Das ist eine der größten Stärken von OuiCanPlan. Die Teilnehmenden erhalten einen Link, klicken darauf, beantworten die paar von der KI generierten Fragen in zwei Minuten, und das war's. Die Benutzererfahrung ist darauf ausgelegt, für sie so einfach und schnell wie möglich zu sein.

Was passiert, wenn keine perfekte Übereinstimmung gefunden wird?

Unsere KI lässt Sie niemals ohne Lösung zurück. Wenn kein Plan existiert, der 100 % der Einschränkungen erfüllt, präsentiert Ihnen das Tool die Vorschläge mit der höchstmöglichen Zustimmungsrate. Es identifiziert präzise den oder die verbleibenden Blockadepunkte, sodass Sie Ihre Aufmerksamkeit nur dorthin lenken können, wo eine menschliche Entscheidung erforderlich ist.

Kann ich OuiCanPlan auch für andere Arten von Team-Events verwenden?

Ja, natürlich. Obwohl sich diese Seite auf Mitarbeitergespräche und Schulungen konzentriert, ist OuiCanPlan ein sehr vielseitiges Tool zur Gruppenplanung. Sie können es verwenden, um Team-Seminare, Abschiedsfeiern, Bereitschaftsdienste, komplexe Projekte oder sogar private Veranstaltungen zu organisieren. Beschreiben Sie einfach Ihr Vorhaben und lassen Sie die KI den Rest erledigen.

Wie funktionieren die automatischen Erinnerungen?

Wenn Sie Ihre Planung erstellen, können Sie eine Frist für die Antworten festlegen. Wenn Sie diese Option aktivieren, sendet OuiCanPlan automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an Teilnehmende, die noch nicht geantwortet haben – 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vor Ablauf der Frist. Das erspart Ihnen die mühsame Aufgabe der manuellen Nachverfolgung.