Uma escala de prevenção justa, que satisfaz toda a gente.

Coordenar uma escala de prevenção é, muitas vezes, uma dor de cabeça. Entre as indisponibilidades de última hora, as preferências de cada um e a necessidade de assegurar uma cobertura contínua, a folha de cálculo partilhada ou a troca infindável de e-mails mostram rapidamente as suas limitações. O processo é pesado, fonte de erros e, por vezes, de tensões na equipa. Como garantir que a distribuição é realmente equitativa sem perder horas com isso?

O OuiCanPlan foi concebido para resolver este problema. A nossa ferramenta utiliza inteligência artificial para interrogar a sua equipa de forma estruturada e anónima. De seguida, analisa todas as restrições e desejos para gerar propostas de escala otimizadas, com uma percentagem de acordo clara. Você mantém o controlo, mas ganha um tempo precioso e preserva a serenidade da sua equipa. Os resultados são reais e sem publicidade.

Em 3 passos simples

O processo foi pensado para ser o mais fluido possível, tanto para si como para os seus colaboradores.

1. Descreva o seu projeto numa frase. Como organizador, lança a consulta descrevendo o objetivo. Por exemplo: "Organizar as prevenções do próximo trimestre para o serviço". A IA gera instantaneamente 10 a 15 perguntas pertinentes para a sua equipa.
2. Partilhe um link único. Só tem um link para comunicar aos seus colaboradores. Cada um pode responder em cerca de dois minutos, de forma anónima e sem nunca ter de criar uma conta. Se definir um prazo, são-lhe enviados lembretes automáticos para o ajudar.
3. Descubra as propostas de escala. Após a recolha das respostas, a nossa IA calcula e apresenta-lhe várias propostas de escala. Cada opção exibe uma taxa de acordo global, detalha os compromissos encontrados e assinala claramente os pontos que ainda precisam de ser arbitrados. Obtém uma base de discussão sólida e equitativa.

Um exemplo concreto: a escala do serviço de radiologia

Imagine que é coordenador de um serviço de 8 radiologistas e que tem de estabelecer a escala de prevenções noturnas e de fim de semana para o próximo trimestre.

1. A sua descrição no OuiCanPlan: "Estabelecer a escala de prevenções noturnas e de fim de semana para o próximo trimestre para a equipa de radiologia."

2. As perguntas geradas pela IA: A ferramenta poderia fazer perguntas como: Quais as semanas em que está totalmente indisponível (férias marcadas, formação)? (Restrição rigorosa) Quantos fins de semana de prevenção, no máximo, gostaria de fazer no trimestre? Prefere acumular as suas prevenções ou, pelo contrário, espaçá-las ao máximo? Há alguma data em que uma prevenção lhe desse especial jeito? * Aceitaria fazer uma prevenção num feriado em troca de outro fim de semana livre?

3. Os resultados calculados: Assim que os 8 médicos respondem (anonimamente), o OuiCanPlan analisa os dados. A ferramenta não lhe apresenta um amontoado de respostas, mas sim planos de ação concretos.

• Proposta A - Acordo de 88%: Este plano respeita as semanas de férias de toda a gente. Distribui 3 fins de semana por pessoa, exceto para o Dr. Martin, que desejava no máximo 2 (este ponto é claramente assinalado como um compromisso a discutir). Atribui à Dra. Dubois a prevenção durante a semana da ponte da Ascensão, como ela desejava.
• Ponto não resolvido: O fim de semana de Pentecostes continua por atribuir. O OuiCanPlan sugere então que lance uma segunda ronda com uma pergunta direcionada apenas às pessoas ainda disponíveis nessa data.

Com esta abordagem, já não parte de uma folha em branco. Dispõe de cenários viáveis que respeitam os limites de cada um, ao mesmo tempo que identificam os melhores compromissos possíveis para o coletivo.

Folha de cálculo ou E-mail vs OuiCanPlan

A mudança de método traz benefícios concretos no dia a dia.

Com uma folha de cálculo ou e-mail: As informações estão espalhadas por vários e-mails e versões de ficheiros. As longas trocas de mensagens são morosas e difíceis de acompanhar. A falta de anonimato pode inibir a expressão das verdadeiras preferências. A compilação manual das restrições é uma fonte de erros e esquecimentos. * A procura do melhor compromisso é subjetiva e complexa.

Com o OuiCanPlan: Tudo está centralizado numa única plataforma, através de um link único. A consulta é assíncrona: cada um responde quando quiser. O anonimato (garantido a partir de 3 participantes) liberta a expressão e garante respostas honestas. A análise e o cálculo das escalas são automáticos e instantâneos. As restrições rigorosas (indisponibilidades) têm a garantia de serem respeitadas. As propostas são classificadas objetivamente por taxa de acordo, facilitando a decisão final.

A complexidade da organização das prevenções está muitas vezes ligada à gestão global dos tempos de presença e ausência. Para aprofundar estes temas cruzados, leia o nosso artigo detalhado.

Quer seja uma equipa pequena ou uma grande organização, temos uma solução. Comece gratuitamente com o nosso plano Simples (até 10 participantes). Para necessidades mais amplas, como a gestão de escalas recorrentes, a adição de coorganizadores (até 2 no plano Pessoal, ilimitado no Profissional) ou a gestão de equipas até 250 pessoas, os nossos planos pagos foram concebidos para si. Descubra os nossos planos para encontrar a fórmula mais adequada.

Perguntas Frequentes

O anonimato das respostas é mesmo garantido?

Absolutamente. A partir do momento em que 3 pessoas participam, as respostas tornam-se totalmente anónimas. Como organizador, consegue ver quem já respondeu para poder enviar lembretes aos mais atrasados, mas nunca verá as respostas individuais. Este anonimato é a chave para recolher preferências sinceras e reduzir as tensões.

Os participantes precisam de criar uma conta para responder?

Não, e é isso que torna a participação tão simples. Os membros da sua equipa recebem um link único, clicam e respondem às perguntas diretamente no seu navegador. Sem contas, sem aplicações para instalar, apenas 2 minutos para dar a sua opinião.

O que acontece se nem toda a gente responder a tempo?

Tem a possibilidade de definir um prazo. Para o ajudar a mobilizar a sua equipa, o OuiCanPlan envia automaticamente e-mails de lembrete 7 dias, 3 dias e 24 horas antes do prazo. Isto maximiza a taxa de resposta sem que tenha de intervir manualmente.

O que é uma "restrição rigorosa" e como é gerida?

Uma restrição rigorosa é uma condição não negociável para um participante, como uma semana de férias já aprovada ou uma obrigação pessoal imperativa. A nossa inteligência artificial trata estas restrições como regras absolutas: nenhuma proposta de escala as infringirá jamais. É a garantia de um plano realista e aplicável.

É possível gerir escalas recorrentes, por exemplo, todos os meses?

Sim, esta funcionalidade está disponível com os nossos planos Pessoal e Profissional. A função de 'rotinas recorrentes' permite-lhe duplicar facilmente a estrutura de uma consulta anterior. Assim, pode reiniciar o seu processo de planeamento de prevenções todos os meses ou trimestres com apenas alguns cliques.