Een eerlijk wachtdienstrooster waar iedereen tevreden mee is.

Het coördineren van een wachtdienstrooster is vaak een ware hoofdpijnbreker. Tussen last-minute onbeschikbaarheden, de voorkeuren van iedereen en de noodzaak om continue dekking te garanderen, loopt de gedeelde spreadsheet of e-mailketen al snel tegen zijn grenzen aan. Het proces is omslachtig, een bron van fouten en soms van spanningen binnen het team. Hoe zorg je voor een echt eerlijke verdeling zonder er uren aan te besteden?

OuiCanPlan is ontworpen om dit probleem op te lossen. Onze tool gebruikt kunstmatige intelligentie om je team op een gestructureerde en anonieme manier te bevragen. Vervolgens analyseert het alle beperkingen en wensen om geoptimaliseerde rooster-voorstellen te genereren, met een duidelijk percentage van overeenstemming. Jij houdt de controle, maar je bespaart kostbare tijd en bewaart de rust in je team. De resultaten zijn reëel en zonder reclame, gebaseerd op de daadwerkelijke beschikbaarheid van je medewerkers.

In 3 eenvoudige stappen

Het proces is ontworpen om zo soepel mogelijk te verlopen, zowel voor jou als voor je collega's.

1. Beschrijf je project in één zin. Als organisator start je de raadpleging door het doel te beschrijven. Bijvoorbeeld: "De wachtdiensten voor het komende kwartaal organiseren voor de afdeling". De AI genereert onmiddellijk 10 tot 15 relevante vragen voor je team.
2. Deel een unieke link. Je hoeft slechts één link te delen met je collega's. Iedereen kan in ongeveer twee minuten antwoorden, anoniem en zonder ooit een account aan te hoeven maken. Als je een deadline instelt, worden er automatisch herinneringen voor je verstuurd.
3. Ontdek de roostervoorstellen. Zodra de antwoorden zijn verzameld, berekent onze AI verschillende roostervoorstellen en presenteert deze aan jou. Elke optie toont een algemeen akkoordpercentage, beschrijft de gevonden compromissen en signaleert duidelijk de punten waarover nog beslist moet worden. Je krijgt een solide en eerlijke basis voor discussie.

Een concreet voorbeeld: de planning van de afdeling radiologie

Stel je voor dat je coördinator bent van een afdeling met 8 radiologen en je het rooster voor de nacht- en weekenddiensten voor het komende kwartaal moet opstellen.

1. Jouw beschrijving op OuiCanPlan: "Het rooster voor de nacht- en weekenddiensten voor het komende kwartaal opstellen voor het radiologieteam."

2. De vragen die door de AI worden gegenereerd: De tool zou vragen kunnen stellen zoals: Welke weken ben je absoluut niet beschikbaar (geplande vakantie, opleiding)? (Strikte voorwaarde) Hoeveel weekenddiensten wil je maximaal draaien in dit kwartaal? Heb je liever je wachtdiensten aaneengesloten of juist zo veel mogelijk gespreid? Zijn er data waarop een wachtdienst je bijzonder goed zou uitkomen? * Zou je een wachtdienst op een feestdag willen overnemen in ruil voor een ander vrij weekend?

3. De berekende resultaten: Zodra de 8 artsen (anoniem) hebben geantwoord, analyseert OuiCanPlan de gegevens. De tool presenteert je geen wirwar van antwoorden, maar concrete actieplannen.

• Voorstel A - Akkoord van 88%: Dit plan respecteert de vakantieweken van iedereen. Het verdeelt 3 weekenden per persoon, behalve voor dr. Martin die er maximaal 2 wilde (dit punt wordt duidelijk aangegeven als een te bespreken compromis). Het wijst dr. Dubois de wachtdienst toe tijdens de week van de Hemelvaartbrug, zoals zij wenste.
• Onopgelost punt: Het Pinksterweekend moet nog worden toegewezen. OuiCanPlan stelt je dan voor om een tweede ronde te starten met een gerichte vraag, uitsluitend voor de mensen die op die datum nog beschikbaar zijn.

Met deze aanpak begin je niet langer met een leeg vel. Je beschikt over haalbare scenario's die ieders grenzen respecteren, terwijl je de best mogelijke compromissen voor het collectief identificeert.

Spreadsheet / e-mail vs OuiCanPlan

De verandering van methode levert concrete voordelen op in de dagelijkse praktijk.

Met een spreadsheet of e-mail: De informatie is verspreid over meerdere e-mails en bestandsversies. Lange e-mailwisselingen zijn tijdrovend en moeilijk te volgen. Het gebrek aan anonimiteit kan het uiten van echte voorkeuren in de weg staan. Het handmatig verzamelen van alle beperkingen is een bron van fouten en vergetelheid. * De zoektocht naar het beste compromis is subjectief en complex.

Met OuiCanPlan: Alles is gecentraliseerd op één platform, via een unieke link. De raadpleging is asynchroon: iedereen antwoordt wanneer het hem of haar uitkomt. Anonimiteit (gegarandeerd vanaf 3 deelnemers) maakt dat mensen vrijuit spreken en zorgt voor eerlijke antwoorden. De analyse en berekening van de roosters zijn automatisch en onmiddellijk. Strikte voorwaarden (onbeschikbaarheden) worden gegarandeerd gerespecteerd. De voorstellen worden objectief gerangschikt op basis van het akkoordpercentage, wat de uiteindelijke beslissing vergemakkelijkt.

De complexiteit van het organiseren van wachtdiensten hangt vaak samen met het algehele beheer van aan- en afwezigheidstijden. Om dieper in te gaan op deze overlappende onderwerpen, lees ons gedetailleerde artikel.

Of je nu een klein team of een grote organisatie bent, wij hebben een oplossing. Begin gratis met ons 'Simple'-pakket (tot 10 deelnemers). Voor uitgebreidere behoeften, zoals het beheren van terugkerende roosters, het toevoegen van mede-organisatoren (tot 2 in het 'Perso'-pakket, onbeperkt in 'Pro') of het beheren van teams tot 250 personen, zijn onze betaalde pakketten voor jou ontworpen. Ontdek onze pakketten om de formule te vinden die bij je past.

Veelgestelde vragen

Is de anonimiteit van de antwoorden echt gegarandeerd?

Absoluut. Zodra 3 personen hebben deelgenomen, zijn de antwoorden volledig anoniem. Als organisator zie je wie heeft geantwoord, zodat je laatkomers een herinnering kunt sturen, maar je zult nooit de individuele antwoorden zien. Deze anonimiteit is de sleutel tot het verzamelen van oprechte voorkeuren en het verminderen van spanningen.

Moeten deelnemers een account aanmaken om te antwoorden?

Nee, en dat is wat deelname zo eenvoudig maakt. De leden van je team ontvangen een unieke link, klikken erop en beantwoorden de vragen rechtstreeks in hun browser. Geen account, geen app om te installeren, gewoon 2 minuten om hun mening te geven.

Wat gebeurt er als niet iedereen op tijd antwoordt?

Je hebt de mogelijkheid om een deadline in te stellen. Om je te helpen je team te mobiliseren, stuurt OuiCanPlan automatisch herinneringsmails 7 dagen, 3 dagen en 24 uur voor de deadline. Dit maximaliseert het responspercentage zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.

Wat is een "strikte voorwaarde" en hoe wordt die beheerd?

Een strikte voorwaarde is een niet-onderhandelbare voorwaarde voor een deelnemer, zoals een reeds goedgekeurde vakantieweek of een dwingende persoonlijke verplichting. Onze kunstmatige intelligentie behandelt deze voorwaarden als absolute regels: geen enkel roostervoorstel zal ze ooit schenden. Dit garandeert een realistisch en uitvoerbaar plan.

Is het mogelijk om terugkerende roosters te beheren, bijvoorbeeld elke maand?

Ja, deze functionaliteit is beschikbaar in onze 'Perso'- en 'Pro'-pakketten. De functie 'terugkerende routines' stelt je in staat om de structuur van een eerdere raadpleging eenvoudig te kopiëren. Zo kun je je planningsproces voor wachtdiensten elke maand of elk kwartaal met een paar klikken opnieuw starten.