Una planificación de guardias equitativa que satisfaga a todo el mundo.

Coordinar una planificación de guardias suele ser un quebradero de cabeza. Entre las indisponibilidades de última hora, las preferencias de cada uno y la necesidad de garantizar una cobertura continua, la hoja de cálculo compartida o la cadena de correos electrónicos demuestran rápidamente sus limitaciones. El proceso es pesado, una fuente de errores y, a veces, de tensiones dentro del equipo. ¿Cómo asegurarse de que el reparto es realmente equitativo sin dedicarle horas?

OuiCanPlan ha sido diseñado para resolver este problema. Nuestra herramienta utiliza la inteligencia artificial para consultar a tu equipo de forma estructurada y anónima. Luego, analiza todas las restricciones y preferencias para generar propuestas de planificación clasificadas, con un porcentaje de acuerdo claro. Tú mantienes el control, pero ganas un tiempo muy valioso y preservas la tranquilidad de tu equipo. Los resultados son reales y sin publicidad.

En 3 simples pasos

El proceso está diseñado para ser lo más fluido posible, tanto para ti como para tus colaboradores.

1. Describe tu proyecto en una frase. Como organizador, inicias la consulta describiendo el objetivo. Por ejemplo: "Organizar las guardias del próximo trimestre para el departamento". La IA genera al instante entre 10 y 15 preguntas relevantes para tu equipo.
2. Comparte un enlace único. Solo tienes que comunicar un único enlace a tus colaboradores. Cada uno puede responder en unos dos minutos, de forma anónima y sin tener que crear una cuenta. Si estableces una fecha límite, se enviarán recordatorios automáticos por correo electrónico.
3. Descubre las propuestas de planificación. Una vez recopiladas las respuestas, nuestra IA calcula y te presenta varias propuestas de planificación. Cada opción muestra un porcentaje de acuerdo global, detalla los compromisos alcanzados y señala claramente los puntos que quedan por decidir. Obtienes una base de discusión sólida y equitativa.

Un ejemplo concreto: la planificación del servicio de radiología

Imagina que eres el coordinador de un servicio de 8 radiólogos y tienes que establecer el cuadrante de guardias nocturnas y de fin de semana para el próximo trimestre.

1. Tu descripción en OuiCanPlan: "Establecer el cuadrante de guardias nocturnas y de fin de semana para el próximo trimestre para el equipo de radiología."

2. Las preguntas generadas por la IA: La herramienta podría hacer preguntas como: ¿Qué semanas no estás disponible en absoluto (vacaciones confirmadas, formación)? (Restricción estricta) ¿Cuántos fines de semana de guardia te gustaría hacer como máximo durante el trimestre? ¿Prefieres encadenar tus guardias o, por el contrario, espaciarlas lo máximo posible? ¿Hay alguna fecha en la que te vendría especialmente bien hacer una guardia? * ¿Aceptarías hacer una guardia en un día festivo a cambio de tener otro fin de semana libre?

3. Los resultados calculados: Una vez que los 8 médicos han respondido (anónimamente), OuiCanPlan analiza los datos. La herramienta no te presenta un montón de respuestas, sino planes de acción concretos.

• Propuesta A - Acuerdo del 88 %: Este plan respeta las semanas de vacaciones de todo el mundo. Reparte 3 fines de semana por persona, excepto para el Dr. Martín, que deseaba un máximo de 2 (este punto se señala claramente como un compromiso a debatir). Asigna a la Dra. Dubois la guardia durante la semana del puente de la Ascensión, tal como ella deseaba.
• Punto sin resolver: Queda por asignar el fin de semana de Pentecostés. OuiCanPlan te sugiere entonces lanzar una segunda ronda con una pregunta dirigida únicamente a las personas que todavía están disponibles en esa fecha.

Con este enfoque, ya no partes de una hoja en blanco. Dispones de escenarios viables que respetan los límites de cada persona, al tiempo que identifican los mejores compromisos posibles para el colectivo.

Hoja de cálculo / mensajería vs. OuiCanPlan

El cambio de método aporta beneficios concretos en el día a día.

Con una hoja de cálculo o mensajería: La información está dispersa entre varios correos electrónicos y versiones de archivos. Los largos hilos de mensajes consumen mucho tiempo y son difíciles de seguir. La falta de anonimato puede frenar la expresión de las verdaderas preferencias. La recopilación manual de las restricciones es una fuente de errores y olvidos. * La búsqueda del mejor acuerdo es subjetiva y compleja.

Con OuiCanPlan: Todo está centralizado en una única plataforma, a través de un solo enlace. La consulta es asíncrona: cada uno responde cuando quiere. El anonimato (garantizado a partir de 3 participantes) facilita la sinceridad y asegura respuestas honestas. El análisis y el cálculo de las planificaciones son automáticos e instantáneos. Se garantiza el respeto de las restricciones estrictas (indisponibilidades). Las propuestas se clasifican objetivamente por porcentaje de acuerdo, lo que facilita la decisión final.

La complejidad de la organización de las guardias suele estar relacionada con la gestión global de los tiempos de presencia y ausencia. Para profundizar en estos temas interrelacionados, lee nuestro artículo detallado.

Ya seas parte de un equipo pequeño o de una gran organización, tenemos una solución. Empieza gratis con nuestro plan Simple (hasta 10 participantes). Para necesidades más amplias, como la gestión de planificaciones recurrentes, añadir coorganizadores (hasta 2 en el plan Perso, ilimitados en el Pro) o gestionar equipos de hasta 250 personas, nuestros planes de pago están diseñados para ti. Descubre nuestros planes para encontrar la fórmula que mejor se adapte a tus necesidades.

Preguntas frecuentes

¿Está realmente garantizado el anonimato de las respuestas?

Por supuesto. A partir de que participan 3 personas, las respuestas son totalmente anónimas. Como organizador, puedes ver quién ha respondido para poder recordárselo a los que faltan, pero nunca verás las respuestas individuales. Este anonimato es la clave para recoger preferencias sinceras y reducir tensiones.

¿Los participantes necesitan crear una cuenta para responder?

No, y eso es lo que hace que la participación sea tan sencilla. Los miembros de tu equipo reciben un enlace único, hacen clic y responden a las preguntas directamente desde su navegador. Sin cuentas, sin aplicaciones que instalar, solo 2 minutos para dar su opinión.

¿Qué pasa si no todo el mundo responde a tiempo?

Tienes la opción de fijar una fecha límite. Para ayudarte a movilizar a tu equipo, OuiCanPlan envía automáticamente correos electrónicos de recordatorio 7 días, 3 días y 24 horas antes de la fecha límite. Esto maximiza la tasa de respuesta sin que tengas que intervenir manualmente.

¿Qué es una "restricción estricta" y cómo se gestiona?

Una restricción estricta es una condición no negociable para un participante, como una semana de vacaciones ya confirmada o una obligación personal ineludible. Nuestra inteligencia artificial trata estas restricciones como reglas absolutas: ninguna propuesta de planificación las infringirá jamás. Es la garantía de un plan realista y aplicable.

¿Es posible gestionar planificaciones recurrentes, por ejemplo, cada mes?

Sí, esta funcionalidad está disponible con nuestros planes Perso y Pro. La función de 'rutinas recurrentes' te permite duplicar fácilmente la estructura de una consulta anterior. De este modo, puedes reiniciar tu proceso de planificación de guardias cada mes o cada trimestre en unos pocos clics.