Un planning des astreintes juste, qui prend en compte l'avis de chacun.

Coordonner un planning d'astreintes est souvent synonyme de casse-tête. Entre les indisponibilités de dernière minute, les préférences de chacun et la nécessité d'assurer une couverture continue, le tableur partagé ou la boucle d'e-mails montre vite ses limites. Le processus est lourd, source d'erreurs et parfois de tensions au sein de l'équipe. Comment s'assurer que la répartition est vraiment équitable sans y passer des heures ?

OuiCanPlan a été conçu pour résoudre ce problème. Notre outil utilise l'intelligence artificielle pour interroger votre équipe de manière structurée et anonyme. Il analyse ensuite toutes les contraintes et les souhaits pour générer des propositions de planning optimisées, avec un pourcentage d'accord clair. Vous gardez la main, mais vous gagnez un temps précieux et préservez la sérénité de votre équipe. Les résultats sont réels et sans publicité.

En 3 étapes simples

Le processus est pensé pour être aussi fluide que possible, pour vous comme pour vos collaborateurs.

1. Décrivez votre projet en une phrase. En tant qu'organisateur, vous lancez la consultation en décrivant l'objectif. Par exemple : "Organiser les astreintes du prochain trimestre pour le service". L'IA génère instantanément 10 à 15 questions pertinentes pour votre équipe.
2. Partagez un lien unique. Vous n'avez qu'un seul lien à communiquer à vos collaborateurs. Chacun peut répondre en environ deux minutes, de manière anonyme et sans jamais avoir à créer de compte. Si vous fixez une date limite, des rappels automatiques sont envoyés par e-mail.
3. Découvrez les propositions de planning. Une fois les réponses collectées, notre IA calcule et vous présente plusieurs propositions de planning. Chaque option affiche un taux d'accord global, détaille les compromis trouvés et signale clairement les points qui restent à arbitrer. Vous obtenez une base de discussion solide et équitable.

Un exemple concret : le planning du service de radiologie

Imaginons que vous soyez coordinateur d'un service de 8 radiologues et que vous deviez établir le planning des astreintes de nuit et de week-end pour le prochain trimestre.

1. Votre description sur OuiCanPlan : "Établir le planning d'astreintes de nuit et de week-end pour le prochain trimestre pour l'équipe de radiologie."

2. Les questions générées par l'IA : L'outil pourrait poser des questions comme : Quelles semaines êtes-vous totalement indisponible (congés posés, formation) ? (Contrainte stricte) Combien de week-ends d'astreinte au maximum souhaitez-vous effectuer sur le trimestre ? Préférez-vous enchaîner vos astreintes ou au contraire les espacer au maximum ? Y a-t-il des dates où une astreinte vous arrangerait particulièrement ? * Accepteriez-vous de prendre une astreinte un jour férié en échange d'un autre week-end de libre ?

3. Les résultats calculés : Une fois que les 8 médecins ont répondu (anonymement), OuiCanPlan analyse les données. L'outil ne vous présente pas un amas de réponses, mais des plans d'action concrets.

• Proposition A - Accord à 88% : Ce plan respecte les semaines de vacances de tout le monde. Il répartit 3 week-ends par personne, sauf pour le Dr Martin qui en souhaitait 2 au maximum (ce point est clairement signalé comme un compromis à discuter). Il attribue au Dr Dubois l'astreinte durant la semaine du pont de l'Ascension comme elle le souhaitait.
• Point non résolu : Le week-end de la Pentecôte reste à attribuer. OuiCanPlan vous suggère alors de lancer un deuxième tour avec une question ciblée uniquement aux personnes encore disponibles sur cette date.

Avec cette approche, vous ne partez plus d'une feuille blanche. Vous disposez de scénarios viables qui respectent les limites de chacun, tout en identifiant les meilleurs compromis possibles pour le collectif.

Tableur / messagerie vs OuiCanPlan

Le changement de méthode apporte des bénéfices concrets au quotidien.

Avec un tableur ou une messagerie : Les informations sont éparpillées entre plusieurs e-mails et versions de fichiers. Les longs échanges de messages sont chronophages et difficiles à suivre. Le manque d'anonymat peut freiner l'expression des vraies préférences. La compilation manuelle des contraintes est une source d'erreurs et d'oublis. * La recherche du meilleur compromis est subjective et complexe.

Avec OuiCanPlan : Tout est centralisé sur une seule plateforme, via un lien unique. La consultation est asynchrone : chacun répond quand il le souhaite. L'anonymat (garanti dès 3 participants) libère la parole et assure des réponses honnêtes. L'analyse et le calcul des plannings sont automatiques. Les contraintes strictes (indisponibilités) sont garanties d'être respectées. Les propositions sont classées objectivement par taux d'accord, facilitant la décision finale.

La complexité de l'organisation des astreintes est souvent liée à la gestion globale des temps de présence et d'absence. Pour aller plus loin sur ces sujets croisés, lisez our detailed article.

Que vous soyez une petite équipe ou une grande organisation, nous avons une solution. Commencez gratuitement avec notre offre Simple (jusqu'à 10 participants). Pour des besoins plus larges, comme la gestion de plannings récurrents, l'ajout de co-organisateurs (jusqu'à 2 sur l'offre Perso, illimité sur Pro) ou la gestion d'équipes jusqu'à 250 personnes, nos offres payantes sont conçues pour vous. Découvrez nos offres pour trouver la formule adaptée.

Questions fréquentes

L'anonymat des réponses est-il vraiment garanti ?

Absolument. Dès que 3 personnes ont participé, les réponses sont totalement anonymes. En tant qu'organisateur, vous voyez qui a répondu pour pouvoir relancer les retardataires, mais vous ne verrez jamais les réponses individuelles. Cet anonymat est la clé pour recueillir des préférences sincères et réduire les tensions.

Les participants doivent-ils se créer un compte pour répondre ?

Non, et c'est ce qui rend la participation si simple. Les membres de votre équipe reçoivent un lien unique, cliquent dessus et répondent aux questions directement depuis leur navigateur. Aucun compte, aucune application à installer, juste 2 minutes pour donner son avis.

Que se passe-t-il si tout le monde ne répond pas à temps ?

Vous avez la possibilité de fixer une date limite. Pour vous aider à mobiliser votre équipe, OuiCanPlan envoie automatiquement des e-mails de rappel 7 jours, 3 jours et 24 heures avant l'échéance. Cela maximise le taux de réponse sans que vous ayez à intervenir manuellement.

Qu'est-ce qu'une "contrainte stricte" et comment est-elle gérée ?

Une contrainte stricte est une condition non négociable pour un participant, comme une semaine de congés déjà validée ou une obligation personnelle impérative. Notre intelligence artificielle traite ces contraintes comme des règles absolues : aucune proposition de planning ne les enfreindra jamais. C'est la garantie d'un plan réaliste et applicable.

Est-il possible de gérer des plannings récurrents, par exemple chaque mois ?

Oui, cette fonctionnalité est disponible avec nos offres Perso et Pro. La fonction de 'routines récurrentes' vous permet de dupliquer facilement la structure d'une consultation passée. Vous pouvez ainsi relancer votre processus de planification d'astreintes chaque mois ou chaque trimestre en quelques clics.