Agendar as avaliações de desempenho e as formações da sua equipa

Coordenar as agendas para as avaliações de desempenho, os balanços de competências ou as formações obrigatórias é uma tarefa cronófaga que sobrecarrega os gestores e os departamentos de RH. Fazer malabarismos com a disponibilidade de cada um, as restrições dos departamentos e os imperativos de produção pode rapidamente tornar-se uma fonte de frustração. Perde tempo precioso que poderia dedicar a tarefas de maior valor acrescentado: o acompanhamento e o desenvolvimento dos seus colaboradores.

A OuiCanPlan foi concebida para o libertar desta carga mental. A nossa ferramenta inteligente atua como um verdadeiro assistente de planeamento. Não se limita a encontrar uma data, procura o melhor compromisso possível, tendo em conta as preferências e as restrições de cada participante, de forma equitativa e transparente.

Em 3 passos simples

Simplifique radicalmente o seu processo de planeamento seguindo estes três passos.

1. Descreva o seu projeto numa frase

1. Convide os seus colaboradores

1. Receba propostas claras e classificadas

Um exemplo concreto: Agendar as avaliações da equipa técnica

Imaginemos a seguinte situação para compreender melhor o poder da ferramenta.

O seu papel: É gestor de uma equipa técnica de 12 pessoas. O seu objetivo: Agendar as avaliações de desempenho de uma hora para cada membro da equipa, a realizar nas próximas três semanas.

As restrições são numerosas: Só está disponível às segundas, terças e quintas-feiras à tarde para realizar estas avaliações. Três programadores trabalham em part-time (80%) e não trabalham à quarta-feira. O seu lead developer tem reuniões de projeto importantes todas as quintas-feiras de manhã. Duas pessoas da equipa de suporte não podem estar ausentes ao mesmo tempo para garantir a continuidade do serviço. * Cada um tem as suas próprias preferências e restrições pessoais.

Com a OuiCanPlan:

1. Escreve simplesmente na ferramenta: "Agendar as avaliações de desempenho de uma hora para a minha equipa de 12 programadores nas próximas 3 semanas." Adiciona a sua restrição firme: "Indisponível às segundas de manhã, quartas-feiras, quintas de manhã e sextas-feiras".
2. Partilha o link gerado. A IA faz perguntas à equipa como: "Quais são os seus dias de presença no escritório?", "Tem blocos de 2h em que está absolutamente indisponível?", "Qual é a sua preferência entre uma avaliação no início ou no fim do dia?".
3. Após algumas horas (ou dias, dependendo do prazo que definiu), consulta os resultados. A IA submete-lhe uma Proposta 1 com 95% de concordância. Colocou automaticamente as avaliações dos trabalhadores a tempo parcial nos seus dias de presença, evitou a quinta-feira de manhã para o lead dev e desencontrou os horários dos membros do suporte para que não se sobrepusessem. O relatório especifica que o horário para o 12º colaborador não foi encontrado porque as suas restrições entram em conflito com as suas, e sugere 2 ou 3 alternativas para lhe propor diretamente. Podem até ser sugeridos links de reserva pertinentes para o ajudar a finalizar.

O resultado é um agendamento quase finalizado, obtido sem esforço e de forma equitativa.

Folha de cálculo / Mensagens vs. OuiCanPlan

Para além da simples logística, o sucesso destas reuniões depende de uma boa preparação e de uma abordagem estruturada. Para aprofundar o tema, consulte o nosso artigo detalhado que lhe dará dicas adicionais para avaliações e formações bem-sucedidas.

Uma solução adaptada a todas as necessidades

Quer gira uma pequena equipa ou um grande departamento, a OuiCanPlan adapta-se. O nosso plano Simples, gratuito, permite-lhe gerir até 3 agendamentos por mês para 10 participantes. É ideal para testar a ferramenta ou para necessidades pontuais.

Para necessidades mais complexas, os nossos planos Pro permitem incluir até 250 participantes e adicionar coorganizadores ilimitados (nos planos Pro e Pro+), perfeito para uma colaboração entre um gestor e o departamento de RH. Os planos superiores incluem também funcionalidades avançadas como as perguntas adicionais direcionadas ou a implementação de rotinas recorrentes para as suas reuniões mensais. Os resultados são reais e sem publicidade.

Descubra os nossos planos para encontrar o que mais lhe convém.

Perguntas Frequentes

Como é garantido o anonimato dos participantes?

A partir de três participantes, as respostas individuais são agregadas e tratadas pela nossa IA. Como organizador, pode ver quem respondeu ao questionário para fazer os seus lembretes, mas nunca tem acesso ao detalhe das respostas de cada pessoa. Este anonimato é essencial para que os seus colaboradores expressem as suas verdadeiras restrições com toda a confiança.

Os participantes precisam de criar uma conta para responder?

Não, de todo. É um dos pontos fortes da OuiCanPlan. Os participantes recebem um link, clicam nele, respondem às poucas perguntas geradas pela IA em dois minutes, e é tudo. A experiência foi concebida para ser o mais simples e rápida possível para eles.

O que acontece se não for encontrado um acordo perfeito?

A nossa IA nunca o deixa sem solução. Se não existir um agendamento que satisfaça 100% das restrições, a ferramenta apresentar-lhe-á as propostas que obtêm a melhor taxa de concordância possível. Identificará precisamente o(s) ponto(s) de bloqueio restantes, permitindo-lhe concentrar a sua atenção apenas onde é necessária uma decisão humana.

Posso usar a OuiCanPlan para outros tipos de eventos de equipa?

Sim, claro. Embora esta página se concentre nas avaliações e formações, a OuiCanPlan é uma ferramenta de planeamento de grupo muito versátil. Pode usá-la para organizar seminários de equipa, festas de despedida, escalas de serviço, projetos complexos ou até eventos pessoais. Basta descrever o seu projeto e deixar a IA fazer o resto.

Como funcionam os lembretes automáticos?

Quando cria o seu agendamento, pode definir uma data-limite para as respostas. Se ativar esta opção, a OuiCanPlan enviará automaticamente um e-mail de lembrete aos participantes que ainda não responderam 7 dias, 3 dias e 24 horas antes do prazo. Isto poupa-lhe a tarefa fastidiosa dos lembretes manuais.