Planifier les entretiens annuels et les formations de votre équipe

Coordonner les agendas pour les entretiens annuels, les bilans de compétences ou les formations obligatoires est une tâche chronophage qui pèse sur les managers et les services RH. Jongler avec les disponibilités de chacun, les contraintes des services et les impératifs de production peut vite devenir une source de frustration. Vous perdez un temps précieux que vous pourriez consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée : l'accompagnement et le développement de vos collaborateurs.

OuiCanPlan a été conçu pour vous libérer de cette charge mentale. Notre outil intelligent agit comme un véritable assistant de planification. Il ne se contente pas de trouver une date, il recherche le meilleur compromis possible en tenant compte des préférences et des contraintes de chaque participant, de manière équitable et transparente.

En 3 étapes simples

Simplifiez radicalement votre processus de planification en suivant ces trois étapes.

1. Décrivez votre projet en une phrase

1. Invitez vos collaborateurs

1. Recevez des propositions claires et classées

Un exemple concret : Organiser les entretiens de l'équipe technique

Imaginons la situation suivante pour mieux comprendre la puissance de l'outil.

Votre rôle : Vous êtes manager d'une équipe technique de 12 personnes. Votre objectif : Planifier les entretiens annuels d'une heure pour chaque membre de l'équipe, à réaliser sur les trois prochaines semaines.

Les contraintes sont nombreuses : Vous n'êtes disponible que les lundis, mardis et jeudis après-midi pour mener ces entretiens. Trois développeurs sont à temps partiel (80%) et ne travaillent pas le mercredi. Votre lead developpeur a des réunions de projet importantes tous les jeudis matin. Deux personnes de l'équipe support ne peuvent pas être absentes en même temps pour garantir la continuité de service. * Chacun a ses propres préférences et contraintes personnelles.

Avec OuiCanPlan :

1. Vous écrivez simplement dans l'outil : "Planifier les entretiens annuels d'une heure pour mon équipe de 12 développeurs sur les 3 prochaines semaines." Vous ajoutez votre contrainte ferme : "Indisponible les lundis matin, mercredis, jeudis matin et vendredis".
2. Vous partagez le lien généré. L'IA pose des questions à l'équipe comme : "Quels sont vos jours de présence au bureau ?", "Avez-vous des créneaux de 2h où vous êtes absolument indisponible ?", "Quelle est votre préférence entre un entretien en début ou en fin de journée ?".
3. Après quelques heures (ou jours, selon la deadline que vous avez fixée), vous consultez les résultats. L'IA vous soumet une Proposition 1 avec 95% d'accord. Elle a automatiquement placé les entretiens des temps partiels sur leurs jours de présence, évité le jeudi matin pour le lead dev, et décalé les créneaux des membres du support pour qu'ils ne se chevauchent pas. Le rapport précise que le créneau pour le 12ème collaborateur n'est pas trouvé car ses contraintes sont en conflit avec les vôtres, et suggère 2 ou 3 alternatives à lui proposer directement. Des liens de réservation peuvent être suggérés pour vous aider à finaliser la prise de rendez-vous.

Le résultat est un planning quasi-finalisé, obtenu sans effort et de manière équitable.

Tableur / Messagerie vs OuiCanPlan

Au-delà de la simple logistique, le succès de ces rendez-vous dépend d'une bonne préparation et d'une approche structurée. Pour approfondir le sujet, consultez our detailed article qui vous donnera des clés supplémentaires pour des entretiens et formations réussis.

Une solution adaptée à tous les besoins

Que vous gériez une petite équipe ou un grand service, OuiCanPlan s'adapte. Notre plan Simple, gratuit, vous permet de gérer jusqu'à 3 planifications par mois pour 10 participants. C'est idéal pour tester l'outil ou pour des besoins ponctuels.

Pour des besoins plus complexes, nos offres Pro permettent d'inclure jusqu'à 250 participants et d'ajouter des co-organisateurs (illimités en Pro), parfait pour une collaboration entre un manager et le service RH. Les plans supérieurs incluent aussi des fonctionnalités avancées comme les questions additionnelles ciblées ou la mise en place de routines récurrentes pour vos points mensuels. Les résultats sont réels et sans publicité.

Découvrez nos offres pour trouver le plan qui vous correspond.

Questions fréquentes

Comment l'anonymat des participants est-il garanti ?

À partir de trois participants, les réponses individuelles sont agrégées et traitées par notre IA. En tant qu'organisateur, vous pouvez voir qui a répondu au questionnaire pour faire vos relances, mais vous n'avez jamais accès au détail des réponses de chaque personne. Cet anonymat est essentiel pour que vos collaborateurs expriment leurs vraies contraintes en toute confiance.

Les participants doivent-ils créer un compte pour répondre ?

Non, absolument pas. C'est l'un des points forts de OuiCanPlan. Les participants reçoivent un lien, cliquent dessus, répondent aux quelques questions générées par l'IA en deux minutes, et c'est tout. L'expérience est conçue pour être la plus simple et rapide possible pour eux.

Que se passe-t-il si aucun accord parfait n'est trouvé ?

Notre IA ne vous laisse jamais sans solution. Si un planning qui satisfait 100% des contraintes n'existe pas, l'outil vous présentera les propositions qui obtiennent le meilleur taux d'accord possible. Il identifiera précisément le ou les points de blocage restants, vous permettant de concentrer votre attention uniquement là où un arbitrage humain est nécessaire.

Puis-je utiliser OuiCanPlan pour d'autres types d'événements d'équipe ?

Oui, bien sûr. Bien que cette page se concentre sur les entretiens et formations, OuiCanPlan est un outil de planification de groupe très polyvalent. Vous pouvez l'utiliser pour organiser des séminaires d'équipe, des pots de départ, des plannings de garde, des projets complexes ou même des événements personnels. Décrivez simplement votre projet et laissez l'IA faire le reste.

Comment fonctionnent les rappels automatiques ?

Lorsque vous créez votre planification, vous pouvez définir une date limite de réponse. Si vous activez cette option, OuiCanPlan enverra automatiquement un email de rappel aux participants n'ayant pas encore répondu 7 jours, 3 jours, puis 24 heures avant l'échéance. Cela vous évite la tâche fastidieuse des relances manuelles.