Team building: jak zorganizować dzień, którego nikt nie znosi z musu

Istnieje zdanie, które każdy lider zespołu słyszał przynajmniej raz, wypowiedziane półgłosem przy ekspresie do kawy: „znowu ten team building”. Podsumowuje ono uporczywe nieporozumienie. Firma wydaje realny budżet, angażuje cały dzień, a w zamian otrzymuje grzeczną frekwencję i letnie wspomnienie.

Problemem prawie nigdy nie jest wybrana aktywność. To kolejność, w jakiej podejmowano decyzje. W zdecydowanej większości przypadków ktoś zarezerwował aktywność, która wydała mu się przyjemna, a dopiero potem zapytał ludzi, czy są dostępni. Wszystko, co następnie idzie nie tak, wynika z tego odwrócenia kolejności.

Dlaczego dzień integracyjny zawodzi

Trzy przyczyny powtarzają się systematycznie, i żadna z nich nie jest kwestią budżetu.

Aktywność po cichu wyklucza część grupy. Escape room, park linowy, kartingi czy dwunastokilometrowa wędrówka wydają się niegroźne. Nie są takie dla osoby cierpiącej na klaustrofobię, osoby z nadwagą, kogoś z bólami pleców, kobiety w ciąży, osoby niedosłyszącej w hałaśliwym otoczeniu czy kogoś, kto nie umie pływać. Te osoby nie powiedzą tego przy całym zespole. Znajdą powód, by nie przyjść, i ten powód zostanie przyjęty za dobrą monetę.

Godziny wykraczają poza dzień pracy. Aktywność kończąca się o 21:00 zamienia wydarzenie firmowe w osobiste obciążenie. Samotni rodzice, osoby dojeżdżające półtorej godziny, osoby opiekujące się bliskimi zostają wykluczone przez sam harmonogram, choć nikt tego nie postanowił.

Cel nigdy nie został sformułowany. „Wzmocnienie spójności zespołu” to nie cel, to życzenie. Dzień bez jasnego celu daje w efekcie ciąg aktywności, a uczestnicy doskonale czują, że ktoś zajmuje im czas, nie wiedząc po co.

Najpierw ustalcie cel, dopiero potem resztę

Istnieją trzy uzasadnione cele, i wymagają one zupełnie innego dnia.

Poznanie się ludzi, którzy się nie znają. Po rekrutacjach, po połączeniu zespołów, po roku spędzonym w dużej odległości od siebie. Program powinien wtedy stawiać na małe, rotujące grupy, wymieszane stoły i długie nieformalne przerwy. Aktywność, która trzyma te same osoby razem przez cały dzień, kompletnie mija się z tym celem.

Naprawienie czegoś. Napięcia między działami, trudny okres, źle przyjęta reorganizacja. Dzień pełen zabawy niczego nie naprawi — może nawet pogłębić cynizm, jeśli sedno sprawy nie zostanie poruszone. Ten format wymaga ustrukturyzowanego czasu na rozmowę, często zewnętrznego moderatora, i odwagi.

Świętowanie. Zakończenie dużego projektu, dobry wynik, rocznica firmy. Tu celem jest przyjemność, i jest to całkowicie uzasadnione. Trzeba to tylko otwarcie przyznać, a nie przebierać imprezy w strategiczne seminarium.

Cel zapisany w jednym zdaniu i podzielony się nim z zespołem przed konsultacją zmienia charakter odpowiedzi, jakie otrzymacie.

Konsultacja: dziesięć pytań, trzy minuty, poufnie

To etap, który odróżnia udany dzień od dnia, który się po prostu znosi. Odbywa się przed jakąkolwiek rezerwacją, w przeciwnym razie zbiera się już nie ograniczenia, tylko pretensje.

Co warto zapytać każdą osobę:

1. Niemożliwe terminy, rozróżniając „niemożliwe” od „wolałbym uniknąć”.
2. Akceptowalne godziny tego dnia: o której godzinie koniecznie musicie być wolni?
3. Ograniczenia fizyczne: czy coś sprawiłoby, że dana aktywność byłaby dla was trudna lub nieprzyjemna? Sformułowane w ten sposób, bez wymogu uzasadnienia medycznego.
4. Dieta i alergie, wraz ze stopniem ich istotności.
5. Miejsce startu i środek transportu, oraz możliwość wspólnego dojazdu lub potrzebę odebrania.
6. Trzy rodzaje aktywności, które wam odpowiadają, a przede wszystkim — jedną, której wolelibyście uniknąć.
7. Akceptowany poziom bycia w centrum uwagi: niektóre osoby nienawidzą gier, w których trzeba mówić o sobie przy innych. Mają do tego prawo.
8. Obecność alkoholu: pożądana, obojętna czy problematyczna. Spora część waszych współpracowników nie pije, z powodów, które nie są waszą sprawą.
9. Potrzebę chwili spokoju w ciągu dnia.
10. Co sprawiłoby, że ten dzień byłby dla was naprawdę wartościowy. Pytanie otwarte, często najbardziej pouczające.

Dwa warunki decydują o tym, czy te odpowiedzi da się wykorzystać: muszą zajmować mniej niż trzy minuty wypełnienia, i nikt nie może widzieć odpowiedzi innych osób. Współdzielona tabela generuje odpowiedzi dostosowane do oczekiwań, poufna odpowiedź daje dokładne dane.

To dokładnie rola OuiCanPlan: opisujecie dzień w kilku zdaniach, pytania odpowiednie dla waszej sytuacji zadawane są automatycznie każdemu uczestnikowi, każdy odpowiada zwykłym linkiem w dwie minuty, a wy otrzymujecie gotowe do wykorzystania podsumowanie — realne terminy, zanonimizowane ograniczenia fizyczne, zestawienie diet, potrzeby transportowe — zamiast tabeli do ręcznego przeglądania. Bezpłatnie do dziesięciu uczestników, do trzech planów miesięcznie, i bez żadnej reklamy.

Jak zbudować program, który się utrzyma

Kilka zasad, które wyraźnie poprawiają odbiór dnia integracyjnego.

Zawsze dwie równoległe opcje głównej aktywności, z czego jedna łagodniejsza. Wędrówka albo zwiedzanie z przewodnikiem. Trasa sportowa albo warsztat kulinarny. A przede wszystkim: przedstawcie je jako dwa równie wartościowe wybory, nigdy jako „aktywność” i „ułatwienie dla tych, którzy nie mogą”. To sformułowanie decyduje, kto ośmieli się wybrać tę drugą opcję.

Długie nieformalne przerwy zamiast pofragmentowanych. Dwie godziny obiadu bez programu są warte więcej niż cztery trzydziestominutowe przerwy. To właśnie wtedy ludzie naprawdę ze sobą rozmawiają; reszta to tylko pretekst, żeby ich zebrać.

Nie więcej niż czterdzieści pięć minut zorganizowanej sesji z rzędu. Powyżej tego czasu uwaga się rozprasza, a cały dzień zbyt długich sesji zostawia wspomnienie wyczerpania.

Celowo mieszajcie grupy. Pozwolenie ludziom, by dobierali się dowolnie, odtwarza dokładnie strukturę organizacyjną i istniejące relacje, czyli dokładne przeciwieństwo celu. Ustalcie grupy sami i zmieniajcie je przy każdej sesji.

Zakończenie wczesnym wieczorem, nie późną nocą. Jeśli planujecie kolację, ogłoście to jako opcjonalne, wyraźnie i z wyprzedzeniem, i sprawcie, żeby wcześniejsze wyjście nie zwracało uwagi.

Kwestia obowiązkowości uczestnictwa

Warto ją rozstrzygnąć wcześnie i jasno ją zakomunikować, bo zmienia to wiele.

Jeśli dzień odbywa się w czasie pracy i jest obowiązkowy, jest wynagradzany jak czas pracy, dojazd jest pokrywany, a pracodawca bierze na siebie ograniczenia, jakie to powoduje — łącznie z dodatkowymi kosztami opieki nad dziećmi. W takim przypadku każda aktywność musi mieć realną alternatywę: nie można uczynić dnia obowiązkowym i jednocześnie narzucić na nim aktywność fizyczną.

Jeśli jest fakultatywny, trzeba sprawdzić, czy naprawdę jest. Fakultatywna aktywność, w której przełożony mentalnie odnotowuje, kto przyszedł, nie jest fakultatywna. A fakultatywny dzień zaplanowany na sobotę mechanicznie wyklucza rodziców małych dzieci: to nie jest neutralna polityka.

Najzdrowsza formuła w większości organizacji: w czasie pracy, oczekiwana obecność, treść do wyboru.

Budżet, pozycja po pozycji

Na dzień bez noclegu liczcie 60–180 € na osobę, w zależności od ambicji. Pozycje, o których się zapomina i które psują budżet:

• transport uczestników, łącznie z kilometrówką dla tych, którzy jadą wspólnie;
• wynajem sprzętu lub sali zapasowej na wypadek deszczu;
• napoje spoza pakietu, które często stanowią 15% końcowego rachunku;
• ubezpieczenie, jeśli aktywność jest fizyczna;
• rezerwa 10%, bez której dziewięć na dziesięć budżetów zostaje przekroczonych.

Rada, która sprawdza się dla zespołów każdej wielkości: lepszy jest prosty, dobrze zorganizowany dzień niż ambitny, ale źle wykalkulowany. Nikt nigdy nie zachował złego wspomnienia z udanego pikniku.

Dzień następny liczy się tyle samo, co sam dzień imprezy

Dzień integracyjny, po którym nie zostaje żaden ślad, jest postrzegany pół roku później jako wydatek bez efektu — nawet jeśli minął bardzo dobrze.

Wystarczą dwa gesty. Krótka informacja zwrotna w ciągu czterdziestu ośmiu godzin, maksymalnie pięć pytań, anonimowo: co było najbardziej wartościowe, czego zabrakło, tempo, logistyka, pytanie otwarte. Oraz pisemne podsumowanie wniosków, łącznie z nieprzyjemnymi uwagami i tym, co zamierzacie z nimi zrobić.

To właśnie ten drugi gest decyduje o uczestnictwie w kolejnym dniu integracyjnym. Zespół, który widzi, że jego opinia została przeczytana, odpowiada szczerze rok później. Zespół, który nie widzi żadnego efektu, odpowiada grzecznie, i spirala zaczyna się od nowa.

Podsumowanie

Dobry dzień integracyjny nie jest dniem spektakularnym. To dzień, w którym każdy odnajduje się w programie, bo zapytano go o zdanie raz, wcześnie, poważnie i poufnie. Aktywność, miejsce i posiłek liczą się mniej, niż się sądzi: to, co zostaje, to poczucie, że było się liczonym wśród osób, których zdanie ma znaczenie.

Przypadek zespołów zdalnych

Zespół, który nigdy nie widzi się fizycznie, najbardziej potrzebuje takich dni i najczęściej organizuje je najgorzej. Powtarzają się dwie pułapki.

Pierwsza to chęć odtworzenia w wideokonferencji aktywności zaprojektowanej z myślą o spotkaniu na żywo. Blind test dla piętnastu osób na wideokonferencji, z opóźnieniami i przerywaniem sobie nawzajem, wywołuje głównie zażenowanie. To, co działa zdalnie, jest krótkie — maksymalnie czterdzieści pięć minut — odbywa się w bardzo małych grupach po trzy lub cztery osoby w osobnych pokojach i jest ustrukturyzowane: pytanie do rozwiązania, ogłoszony czas, dwuminutowa informacja zwrotna. Formaty swobodne zawodzą, bo nikt nie odważa się mówić pierwszy.

Druga pułapka to zbieranie zespołu fizycznie tylko raz w roku i upychanie w dwa dni seminarium strategicznego, budowania spójności i świętowania. Lepsze są dwa krótsze spotkania, każde z jasnym celem, niż coroczne zgromadzenie, które musi udźwignąć wszystko. A gdy jest tylko jedno fizyczne spotkanie w roku, chrońcie przede wszystkim czas nieformalny: to jedyna rzecz, której naprawdę nie da się zrobić zdalnie.

Czego nigdy nie robić

• Ogłaszać aktywność przed konsultacją. Gdy paddle jest już zarezerwowany, osoba, która nie umie pływać, nie ma innego wyjścia niż zachorować tego dnia.
• Fotografować wszystkich do mediów społecznościowych bez uzyskania zgody. Niektóre osoby nie chcą się pojawiać, czasem z poważnych powodów.
• Mieszać ocenę pracowniczą z integracją. Dzień integracyjny nigdy nie jest momentem na ogłoszenie reorganizacji ani na przekazanie indywidualnej informacji zwrotnej.
• Pobierać opłatę za udział, nawet symboliczną. To po cichu wyklucza, i zawsze te same osoby.
• Planować sobotę bez rekompensaty w postaci dnia wolnego.