Organizacja przyjęcia pożegnalnego dla kolegi: metoda na to, by o niczym nie zapomnieć

Sandrine dostała wiadomość we wtorkowy poranek, między dwoma spotkaniami: "A tak w ogóle, wiedziałaś, że Michel przechodzi na emeryturę pod koniec listopada?" Nie, nie wiedziała. I w jednym zdaniu, bez pytania jej o zdanie, odziedziczyła organizację pożegnalnego przyjęcia. Dwudziestu pięciu współpracowników, dwa biura oddalone od siebie o czterdzieści minut jazdy, trzy osoby na stałej pracy zdalnej i lubiany przez wszystkich kolega, który przepracował w firmie osiemnaście lat. Poprzeczka była więc zawieszona wysoko.

Na forach dyskusyjnych pracowników historia Sandrine powraca w tysiącach różnych wariantów. "Wyznaczono mnie na organizatorkę przyjęcia bez pytania o zdanie" – pisze jedna z internautek na forum HR. Inna opowiada, że wysłała mail do całego zespołu w sprawie zbiórki, na który przez dziesięć dni nikt nie odpowiedział, aż musiała indywidualnie ponaglać każdą osobę – prawdziwa gra w chowanego. Trzecia, bardziej gorzka relacja, dotyczy prezentu kupionego w pośpiechu poprzedniego wieczoru, bo nikt nie podjął decyzji, i który nikogo nie ucieszył.

Uderzające przy czytaniu tych relacji jest to, że problemy powtarzają się niemal zawsze identycznie: nikt nie odważa się podać kwoty składki, obawiając się, że wyjdzie na skąpca lub przeciwnie – na zbyt hojnego, wybór prezentu kręci się w kółko wokół pięciu różnych pomysłów, termin pasuje jednym, ale nie innym, a miejsce staje się kością niezgody między tymi, którzy chcą prawdziwej restauracji, a tymi, którzy wolą prosty moment w biurze. Oto jak wyjść z tych pułapek, dzięki konkretnej metodzie, sprawdzonej przez dziesiątki organizatorek i organizatorów w podobnej sytuacji jak Sandrine.

Tabu składki: ile dać, żeby nikogo nie zawstydzić

Pierwszą przeszkodą niemal zawsze są pieniądze. Składka na emeryturę po osiemnastu latach pracy w firmie to nie jest zwykła piątkowa zbiórka. Oczekiwane kwoty szybko rosną, i to właśnie blokuje wszystkich. Stażysta nie może wpłacić tyle samo, co kierownik pracujący od piętnastu lat. Osoba na pół etatu w pracy zdalnej z krótką umową nie ma takiej samej swobody budżetowej jak dyrektor działu.

Klasycznym problemem jest zbiorowy mail w stylu "prosimy o wpłatę według możliwości", wysyłany do całego zespołu. To dobrze pomyślane zdanie przynosi efekt odwrotny do zamierzonego: nikt nie wie, co konkretnie oznacza "według możliwości", a strach przed pomyłką w jedną lub drugą stronę paraliżuje. Klasyczny wynik obserwowany na forach: spośród 25 poproszonych osób osiem odpowiada w ciągu tygodnia, dwanaście nigdy nie odpowiada, a pięć prosi o wyjaśnienia w prywatnych wiadomościach, bo nie odważają się zadać pytania publicznie.

Rozwiązanie, które działa, opisywane przez kilka doświadczonych organizatorek, polega na podaniu od razu jasnego przedziału kwot, na przykład "od 5 do 20 euro według uznania, całkowita anonimowość, nikt nie zobaczy, kto ile dał". Ta precyzja zmienia wszystko, ponieważ usuwa presję społecznego porównywania się. Osoba, która daje 5 euro, nie czuje się już oceniana w porównaniu z tą, która daje 20, ponieważ indywidualna kwota nigdy nikomu nie jest pokazywana. Przy emeryturze z udziałem 25 osób taki przedział kwotowy pozwala zwykle zebrać od 200 do 350 euro, co daje realną swobodę na prezent oraz dodatek na poczęstunek lub posiłek.

Trzeba też ustalić jasny termin na wpłaty, w przeciwnym razie zbiórka ciągnie się przez trzy tygodnie, a organizatorka spędza godziny na ponaglaniu przez mail, wewnętrzną komunikację, a w końcu osobiście podchodząc do biurek. To dokładnie scenariusz opisany w relacji znalezionej na forum sekretarek: "Musiałam siedem razy poprosić tę samą osobę, zanim odpowiedziała, a ostatecznie po prostu zapomniała, wcale nie była przeciwna."

Wybór prezentu, który nie skończy na dnie szafy

Drugim punktem tarcia jest sam prezent. Na emeryturę klasyki istnieją: grawerowany zegarek, weekendowy wyjazd, karta podarunkowa do sklepu z artykułami do majsterkowania lub ogrodnictwa, ramka na zdjęcia z montażem wspólnie spędzonych lat. Ryzyko, bardzo częste według relacji dzielonych online, polega na wybraniu prezentu, który podoba się zespołowi, który go wybrał, ale wcale nie osobie, która go otrzymuje. Jedna z relacji opowiada historię niepalącego i niepijącego kolegi, który dostał zestaw do degustacji win, bo "to zwykle zawsze się sprawdza". Inna wspomina o zegarku podarowanym komuś, kto w rzeczywistości od dziesięciu lat nie nosił zegarka, wolał telefon.

Dobra praktyka, szeroko dzielona przez doświadczone organizatorki, polega na dyskretnym zapytaniu osoby bardzo bliskiej odchodzącemu, jego bliskiego współpracownika lub przyjaciela z zespołu, o kilka konkretnych tropów, bez zdradzania, że przygotowywany jest prezent. Proste pytanie w stylu "o jakich planach na emeryturę ostatnio mówi" często wystarcza, by naprowadzić na dobry pomysł: ogródek, łódka, podróże, majsterkowanie, muzyka. W przypadku Sandrine bliska koleżanka Michela wspomniała, że od miesięcy mówił o pomyśle roweru elektrycznego na niedzielne przejażdżki. Zebrana składka pozwoliła wręczyć znaczny bon zakupowy w lokalnym sklepie rowerowym, uzupełniony kartką podpisaną przez wszystkich i małym symbolicznym prezentem wybranym przez najbliższy zespół.

Warto też mentalnie rozdzielić dwa budżety: prezent główny, finansowany ze wspólnej składki, oraz mały, bardziej osobisty gest bezpośredniego zespołu, który często liczy się bardziej w oczach odchodzącej osoby, właśnie dlatego, że pochodzi od ludzi, z którymi dzieliła codzienność przez lata.

Ustalenie terminu, który nikogo nie pomija

Na papierze znalezienie terminu na przyjęcie pożegnalne wydaje się proste. W rzeczywistości, jaką przeżyła Sandrine, z dwoma biurami i osobami pracującymi zdalnie, to prawdziwa łamigłówka. Piątkowe popołudnie pasuje jednym, ale systematycznie wypada w dzień pracy zdalnej dwóch innych osób. Czwartkowe południe pasuje zespołowi z głównego biura, ale zmusza osoby z drugiego biura do podróży tam i z powrotem tylko po to. Nie licząc tego, że termin musi pozostać w przybliżeniu tajny do samego końca, co jeszcze bardziej komplikuje koordynację.

Częsta relacja na forach opisuje dokładnie to błędne koło: ankieta wysłana mailem z trzema proponowanymi terminami, odpowiedzi napływające kroplówką, a potem spóźnione odkrycie, że ostatecznie wybrany termin wypada w czasie urlopów połowy zespołu, albo gorzej, podczas obowiązkowego spotkania ustalonego gdzie indziej. Ponowne rozpoczęcie ankiety, w pełnej dyskrecji, by nie wzbudzić podejrzeń u głównego zainteresowanego, szybko staje się sztuką balansowania.

Kluczem, mówią organizatorki, które w końcu znalazły działającą metodę, jest zaproponowanie od razu kilku terminów zamiast jednej daty oraz zbieranie dostępności w sposób scentralizowany i anonimowy, bez konieczności indywidualnego ponaglania każdej osoby, by sprawdzić, czy odpowiedziała czy nie. Pozwala to uniknąć efektu "odpowiem, jak sobie przypomnę", który zsumowany dla 25 osób może kosztować cały tydzień tylko po to, by ustalić termin.

Biuro, restauracja czy jedno i drugie: decyzja bez tworzenia obozów

Wybór miejsca w końcu często krystalizuje bardzo podzielone opinie. Niektórzy współpracownicy, zwłaszcza ci mieszkający daleko lub mający wieczorne obowiązki rodzinne, wolą prosty moment w biurze, pod koniec popołudnia, z bufetem i kilkoma butelkami. Inni uważają, że pożegnanie po osiemnastu latach zasługuje na prawdziwą restaurację, z posiłkiem przy stole i atmosferą inną niż codzienność zawodowa.

Wpis przeczytany na forum dyskusyjnym asystentek dyrekcji dobrze podsumowuje to napięcie: "Ostatecznie zrobiliśmy jedno i drugie, moment w biurze po południu, żeby każdy mógł wpaść choćby na pięć minut, w tym ci, którzy nie mogli zostać wieczorem, oraz mniejszy posiłek wieczorem dla bliskiego zespołu." Ta dwuetapowa formuła, coraz bardziej rozpowszechniona według relacji, pozwala pogodzić napięte harmonogramy z chęcią bardziej uroczystego uczczenia okazji dla tych, którzy tego chcą. Ma też tę zaletę, że pozwala inaczej rozdzielić budżet składkowy: mniejszą część na bufet w biurze, większą część na prezent, i ewentualnie dodatkowy dobrowolny wkład dla tych, którzy chcą pójść wieczorem do restauracji.

Przemówienie: co naprawdę zostaje w pamięci

Wreszcie nadchodzi moment przemówienia, którego często obawia się osoba, która ma je wygłosić. Relacje są zgodne co do jednego: przemówienia, które zapadają w pamięć, nie są ani najdłuższe, ani najbardziej formalne, ale te, które opowiadają jedną lub dwie konkretne anegdoty zamiast ogólników w stylu "to wspaniała osoba". Przypomnienie konkretnego wspólnie zrealizowanego projektu, zdania, które ta osoba często powtarzała, znanego całemu zespołowi żartu, nadaje dużo więcej wyrazu niż konwencjonalne przemówienie. Warto wcześniej, dyskretnie, poprosić kolegów, którzy długo pracowali z odchodzącą osobą, o dwa lub trzy wspomnienia, by wzbogacić wypowiedź bez konieczności wymyślania wszystkiego samemu w ostatniej chwili.

Kiedy organizacja zajmuje więcej czasu niż przewidywano

To, co czyni tego rodzaju wydarzenie wyczerpującym dla osoby organizującej, to nigdy jedno konkretne zadanie, lecz ich nagromadzenie: sondowanie dostępności, zbieranie pieniędzy bez wprawiania nikogo w zakłopotanie, wybór prezentu, który naprawdę się spodoba, rezerwacja miejsca, ponaglanie spóźnialskich po trzy lub cztery razy każdego. Sandrine z kolei postanowiła wypróbować inne podejście, by uniknąć spędzania wieczorów na wysyłaniu przypomnień jeden po drugim.

Skorzystała z OuiCanPlan, narzędzia, które automatycznie generuje od 10 do 15 ukierunkowanych pytań w zależności od tematu organizowanego wydarzenia, w tym przypadku przyjęcia pożegnalnego. Każdy z 25 współpracowników odpowiadał samodzielnie, podając jedynie imię, adres e-mail i numer telefonu, bez konieczności zakładania konta, by odpowiedzieć. Odpowiedzi, gdy tylko wzięły w nich udział trzy osoby, stają się anonimowe w obrębie grupy, co natychmiast rozwiązało kwestię składki: kwoty napływały bez konieczności tłumaczenia się przez kogokolwiek ani porównywania swojego wkładu z wkładem sąsiada zza biurka. Narzędzie zaproponowało następnie krzyżowe kompromisy między dostępnością obu biur i osób pracujących zdalnie, z propozycjami sklasyfikowanymi według procentu zgodności oraz linkami do rezerwacji bezpośrednio powiązanymi z najlepszymi opcjami. Ustalono ostateczny termin na odpowiedzi, z automatycznymi przypomnieniami mailowymi na 7 dni, 3 dni, a następnie 24 godziny przed terminem, co uwolniło Sandrine od konieczności ganiania za każdym spóźnialskim. Wyniki są prawdziwe i bez reklamy.

Przy jednorazowym wydarzeniu takim jak to, ta wcześniejsza organizacja zmieniła wszystko: termin ustalono w cztery dni zamiast zwykłych dwóch tygodni, składka osiągnęła 310 euro, przy czym żaden indywidualny wkład nie był znany komukolwiek, a prezent udało się zamówić z zapasem czasu przed datą przyjęcia.

Podsumowanie

Organizacja pożegnalnego przyjęcia dla lubianego kolegi nie jest wcale banalna, zwłaszcza gdy zespół jest rozproszony między kilkoma biurami i pracą zdalną. Podanie jasnego przedziału kwot na składkę, ochrona anonimowości wpłat, dyskretne dowiedzenie się o rzeczywistych zainteresowaniach odchodzącej osoby, zaproponowanie kilku terminów zamiast jednej daty i zgoda na połączenie biura z restauracją, jeśli wymagają tego harmonogramy: to właśnie te proste wybory zamieniają obawianą powinność w chwilę, którą wszyscy, w tym sama organizatorka, zapamiętają jako sukces.