Encontrar uma data que sirva a todos: o que diz a teoria da decisão

Existe uma experiência muito simples que se pode fazer com qualquer grupo. Envie um inquérito de datas a doze pessoas. Conte as caixas assinaladas. Depois, uma vez anunciada a data, conte as desistências. Na maioria dos casos, entre 15 e 25 % das pessoas que tinham assinalado uma caixa não aparecem. Na prática, é o que permite uma sondagem de datas que tem em conta o local e o orçamento.

Isto não é má-fé. É o sintoma de uma ferramenta que mede outra coisa diferente daquilo que se pensa. Um inquérito de datas clássico não mede a disponibilidade: mede a disponibilidade declarada sob o olhar dos outros. Não é a mesma coisa, e a diferença entre as duas é exatamente a quantidade de desistências que vai sofrer.

O problema não é o calendário, é a visibilidade

A maioria das ferramentas de inquérito mostra as respostas dos participantes à medida que chegam. Isto é apresentado como transparência. Na realidade é um enviesamento de conformidade, documentado desde os anos 1950 pelos trabalhos de Solomon Asch sobre o conformismo: colocada perante um grupo unânime, uma pessoa revê a sua resposta numa proporção muito significativa dos casos, mesmo sabendo que o grupo está errado.

Transposto para um fim de semana entre amigos ou uma reunião de equipa, isto dá:

• O quinto a responder vê quatro caixas assinaladas para o dia 14. O dia 14 não lhe convém. Assinala mesmo assim, porque bloquear o grupo tem um custo social imediato, enquanto o custo do incómodo é adiado para mais tarde.
• O oitavo a responder vê que o dia 14 já é maioritário. Já nem se coloca a questão: alinha-se.
• O décimo não responde de todo. A decisão parece tomada, a sua resposta parece inútil.

No final, tem uma data que parece um consenso esmagador, e que assenta em três disponibilidades reais e cinco concordâncias forçadas.

O consenso aparente é muitas vezes o produto da ordem em que as pessoas responderam, não das suas restrições reais.

O segundo defeito: uma única variável para uma decisão com seis

Uma data nunca é uma decisão isolada. Depende do local, do orçamento, da duração, do transporte, das crianças, das férias escolares. Um inquérito de datas faz como se tudo o resto já estivesse fixado.

Tomemos um caso concreto: uma reunião de família de vinte e duas pessoas. Pergunta-se as datas. O fim de semana do dia 6 sai à frente. Só que o dia 6 é um fim de semana de regresso às aulas em duas das três regiões envolvidas, a prima que vem de Lisboa não encontra um voo a menos de 300 euros nesse fim de semana, e o salão comunitário que se tinha em vista já está reservado. Lança-se então um segundo inquérito. Depois um terceiro para o orçamento.

São as rondas sucessivas que matam os projetos de grupo, não a dificuldade em encontrar uma data. Cada ronda custa entre três e dez dias, e faz sempre perder uma parte dos que respondiam. Três rondas, e já se perdeu metade do grupo pelo caminho.

Colocar a pergunta de outra forma: três correções que mudam o resultado

1. Tornar as respostas invisíveis aos outros

É a correção mais eficaz e mais simples. Quando ninguém vê as respostas dos outros, a resposta dada é a resposta verdadeira. Perde-se o pequeno prazer de ver a tabela a encher-se ao vivo; ganha-se um dado utilizável.

Um sinal de que funciona: obtêm-se "impossível" nítidos, onde um inquérito visível quase só produz "talvez consiga desenrascar". Um grupo honesto é um grupo que diz que não.

2. Distinguir três níveis, não dois

Sim/não é demasiado grosseiro. Três níveis bastam e mudam tudo:

• Impossível: restrição rígida, não negociável.
• Possível mas dispendioso: consigo, mas tenho de reorganizar algo, pagar mais caro, ou pedir um favor a alguém.
• Sem problema.

Com esta escala, pode otimizar-se o critério certo: minimizar as impossibilidades, não maximizar as preferências. Uma data que convém perfeitamente a dez pessoas e exclui duas é pior do que uma data aceitável para as doze — a não ser que as duas excluídas sejam periféricas ao projeto, caso em que é uma escolha assumida, não uma descoberta tardia.

3. Perguntar tudo de uma vez

Pergunte, na mesma consulta: as datas, o orçamento máximo, o transporte, as restrições alimentares, as preferências de formato, e tudo o que se aplicará de qualquer forma. Parece mais pesado. É o contrário: três minutos de uma vez valem mais do que quarenta segundos cinco vezes, porque cada nova ronda tem um custo de atenção muito superior ao tempo que exige.

É o princípio em que assenta o OuiCanPlan: descreve o seu projeto numa frase, são geradas de dez a quinze perguntas relevantes para a sua situação exata, cada pessoa responde uma única vez a partir de um link, sem ver as respostas dos outros, e recebe uma proposta construída sobre o conjunto das restrições, não apenas sobre a coluna das datas.

O que "a melhor data" realmente significa

Na teoria da escolha social, demonstra-se — é o sentido do teorema de Arrow — que nenhum método de agregação de preferências pode satisfazer simultaneamente todos os critérios de equidade que se considerariam razoáveis. Por outras palavras: não existe uma "melhor data" objetiva. Existem datas que respeitam critérios explícitos.

Isto tem uma consequência prática muito útil: em vez de procurar uma data perfeita, decida antecipadamente a regra de arbitragem e anuncie-a. Por exemplo:

1. Elimina-se qualquer data impossível para mais de 10 % do grupo.
2. Entre as que restam, eliminam-se as que excluem uma pessoa indispensável.
3. Entre as que restam, escolhe-se a que gera menos "possível mas dispendioso".
4. Em caso de empate, escolhe-se a mais próxima, porque o tempo que passa faz perder participantes.

Uma regra anunciada antes da votação é aceite. Uma regra aplicada depois é vista como um arranjo. É a mesma decisão, com uma legitimidade completamente diferente.

O caso dos grandes grupos: parem de procurar a unanimidade

A partir de quinze pessoas, a probabilidade de uma data convir a todos torna-se baixa. É pura aritmética: se cada pessoa tiver, independentemente, 20 % de probabilidade de estar indisponível num determinado fim de semana, a probabilidade de as quinze estarem livres é de 0,8^15, ou seja, cerca de 3,5 %. Estaria à procura durante vinte e nove fins de semana.

A boa prática consiste, portanto, em anunciar o quórum logo de início: "avançamos se formos pelo menos doze", ou "a data escolhida será a que convier ao maior número, e vamos assumir duas ou três ausências". Dito antecipadamente, ninguém o contesta. Descoberto depois, parece uma exclusão.

Quanto tempo deixar para responder

Uma janela de resposta demasiado longa não produz mais respostas: produz as mesmas respostas, mais tarde. Os dados de utilização sobre os inquéritos de grupo mostram uma distribuição muito estável: a grande maioria das respostas chega nas primeiras vinte e quatro horas, depois o fluxo desaba.

A regra prática: quarenta e oito horas para um grupo de amigos, cinco dias úteis num contexto profissional, com um lembrete individual a meio do prazo para quem falta. Para além disso, já não se está à espera de respostas, está-se à espera que o projeto morra.

Os erros clássicos, e por que os substituir

• Propor três datas. Obtêm-se três recusas parciais. Proponha uma janela ampla e deixe as pessoas eliminarem.
• Mostrar as respostas ao vivo. Substitua por respostas privadas e uma síntese no final.
• Insistir no chat do grupo. Substitua por uma mensagem individual com um prazo preciso.
• Perguntar "convém-vos?" depois de já ter escolhido. É uma falsa escolha: ninguém dirá que não nessa altura. Pergunte antes, decida depois.
• Tratar a ausência de resposta como um sim. É a principal causa de desistências. Uma ausência de resposta é uma falta de informação; insista ou exclua a pessoa da contagem, mas nunca a conte como presente.

Um método em cinco linhas

1. Defina sozinho a janela e o enquadramento.
2. Faça todas as perguntas de uma vez, em privado.
3. Use três níveis de resposta, não dois.
4. Anuncie a regra de arbitragem antes de apurar os resultados.
5. Comunique uma decisão explicada, não um novo inquérito.

Aplicado com honestidade, este método reduz uma decisão de grupo de três semanas para dois ou três dias. Não é uma questão de disciplina coletiva: é uma questão do formato da pergunta colocada. As pessoas respondem depressa quando a resposta é fácil de dar e serve manifestamente para alguma coisa.

Se quiser testar o método sem construir nada por si próprio, o OuiCanPlan implementa-o de ponta a ponta — perguntas adaptadas ao seu projeto, respostas privadas, uma síntese clara — e mantém-se gratuito até dez participantes. Os resultados são reais e sem publicidade.