Grafik wolontariuszy: obsadzić wszystkie zmiany bez wypalania tych samych osób

Każde stowarzyszenie zna tę samą krzywą. Stu członków, czterdziestu, którzy mówią "liczcie na mnie", dwunastu, którzy odpowiadają na grafiki, i czworo, którzy od sześciu lat obsługują bufet na wiosennym turnieju.

Zwykłym odruchem jest odwołanie się do dobrej woli: ogólna wiadomość, przypomnienie na walnym zebraniu, czasem odrobina wyrzutu. To nie działa, a dodatkowo wykańcza tę czwórkę, która i tak już się angażowała. Problemem nie jest zaangażowanie członków. Problemem jest niemal zawsze forma prośby.

Dlaczego "potrzebujemy wolontariuszy" nigdy nie zapełnia grafiku

Ogólna prośba skierowana do grupy napotyka trzy dobrze znane przeszkody.

Rozproszenie odpowiedzialności. Im większa grupa odbiorców, tym bardziej każda osoba zakłada, że zajmie się tym ktoś inny. Wiadomość wysłana do stu osób otrzymuje proporcjonalnie mniej odpowiedzi niż wysłana do dziesięciu.

Nieprecyzyjny koszt. "Potrzebujemy pomocy w sobotę" nie mówi, na jak długo, o której godzinie, do czego ani z kim. W obliczu niejasnej prośby mózg szacuje koszt maksymalnie: cały dzień. I odpowiada nie.

Brak końca. Zobowiązanie bez godziny zakończenia to zobowiązanie bez końca. Wiele osób zgodziłoby się na dwie godziny, a odmawia "na cały dzień" — tylko że nigdy nie zaproponowano im dwóch godzin.

Wolontariusz nie odmawia pomocy. Odmawia podpisania czeku in blanco.

Zasada, która zmienia wszystko: podział na nazwane sloty

Grafik wolontariuszy nie zapełnia się przez proszenie o pomoc. Zapełnia się przez proponowanie konkretnych, krótkich, nazwanych i ograniczonych czasowo slotów.

Porównajmy:

• "Szukamy wolontariuszy na pchli targ 12-go."
• "Ustawianie barierek, sobota 12., od 7 do 9, 4 osoby, z Piotrem. Kawa i ciastka w cenie."

Druga wersja otrzymuje od trzech do pięciu razy więcej odpowiedzi. Podaje godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia, zadanie, liczbę potrzebnych osób oraz osobę kontaktową. Każdy z tych elementów usuwa jeden powód, by odmówić.

Dobre sloty przestrzegają kilku zasad:

• Maksymalnie dwie do trzech godzin. Powyżej tego wskaźnik akceptacji gwałtownie spada.
• Jedno konkretne, rozpoznawalne zadanie. "Ogólna pomoc" nikogo nie przyciąga.
• Nazwana osoba kontaktowa na każdy slot, aby wolontariusz wiedział, do kogo się zwrócić.
• Widoczna liczba docelowa: "4 osoby". Widok, że brakuje jednej osoby z czterech, znacznie bardziej skłania do zapisania się niż otwarta prośba.

Zbieranie dostępności przed budową grafiku

To najczęstszy błąd: zbudować cały grafik, a potem próbować go wypełnić. Kończy się indywidualnym docieraniem do czterdziestu osób w sprawie dwudziestu slotów, przy czym po drodze okazuje się, że połowa nie może rano.

Skuteczna kolejność jest odwrotna:

1. Wypisać potrzebne sloty z docelową liczbą osób.
2. Zapytać wszystkich naraz o ich dostępność i preferencje.
3. Przydzielić, uwzględniając preferencje i sprawiedliwość.
4. Opublikować imienny grafik i potwierdzić go indywidualnie.

Na etapie 2 warto zadać następujące pytania:

• Jakie przedziały czasowe są możliwe (rano, popołudnie, wieczór, niedziela)?
• Ile slotów maksymalnie w ramach wydarzenia? To najważniejsze pytanie i nigdy się go nie zadaje. Chroni ono nadgorliwych przed samymi sobą.
• Jakie zadania Ci odpowiadają, jakich nie chcesz wykonywać? Niektórzy uwielbiają kasę i nienawidzą kontaktu z publicznością; inni odwrotnie.
• Czy są jakieś ograniczenia fizyczne, o których należy wiedzieć (dźwiganie, długie stanie)?
• Czy przyjeżdżasz z dziećmi, którymi trzeba się zająć na miejscu?
• Czy możesz przewozić sprzęt (samochód, przyczepa)?
• Czy jesteś dostępny/-a jako rezerwa w ostatniej chwili, gdyby ktoś zrezygnował?

To ostatnie pytanie tworzy rezerwę, a rezerwa jest tym, co ratuje wydarzenie w dniu D.

Zbieranie tych odpowiedzi na czacie grupowym staje się niewykonalne już powyżej dwudziestu osób. Jeden formularz, wysyłany linkiem, na który każdy odpowiada w dwie minuty ze swojego telefonu, rozwiązuje problem. Dokładnie to robi OuiCanPlan: opisujesz wydarzenie, każdemu wolontariuszowi zadawane są odpowiednie pytania, a Ty otrzymujesz czytelne podsumowanie zamiast czterdziestu wiadomości do przepisywania ręcznie.

Sprawiedliwy podział: zasada limitu

Zdrowe stowarzyszenie to nie takie, w którym kilka osób robi wszystko. Ustalcie wyraźnie i ogłoście zasadę limitu: nikt nie bierze więcej niż trzech slotów na to samo wydarzenie, dopóki nie wszystkie sloty są obsadzone.

Ta zasada ma dwa skutki. Chroni filary stowarzyszenia, które odruchowo zapisują się na wszystko i wypalają się w ciągu trzech sezonów. I sprawia, że widoczny staje się rzeczywisty niedobór: kiedy nadgorliwi przestają łatać dziury, widać dokładnie, czego brakuje, i można o to poprosić.

Dodajcie śledzenie w skali całego sezonu, nie tylko na poziomie wydarzenia. Wystarczy prosta tabela z liczbą slotów przypadających na osobę od września. Publikowana raz na kwartał, bez komentarza, robi więcej dla sprawiedliwości niż przemówienie na walnym zebraniu.

Przypominanie: co działa, a co szkodzi

Powtarzane zbiorowe przypomnienia to najlepszy sposób, by zniechęcić ludzi. Lepiej sprawdzają się trzy zasady:

Przypominać wyłącznie osobom, które nie odpowiedziały, i to indywidualnie. Bezpośrednia, krótka wiadomość z terminem: "Brakuje mi jeszcze Twojej odpowiedzi w sprawie grafiku na pchli targ, dasz znać do czwartku?" Wskaźnik odpowiedzi jest nieporównywalnie wyższy.

Uwidocznić stan. "Zostały 3 sloty do obsadzenia z 18" mobilizuje, bo wymagany wysiłek wydaje się skończony. "Brakuje nam wolontariuszy" zniechęca, bo dziura wydaje się bez dna.

Dziękować imiennie, publicznie i szybko. Nie ogólne podziękowanie na koniec sezonu: wiadomość w ciągu tygodnia, z imionami. Nic to nie kosztuje, a jest głównym motorem ponownego zaangażowania w kolejnym roku.

W dniu wydarzenia: dwie zasady, które zapobiegają chaosowi

Jedna osoba kontaktowa na każdą strefę, która sama nie obsługuje żadnego stanowiska. Jeśli obsługuje kasę, nie może już rozstrzygać sporów.

Indywidualne przypomnienie dzień wcześniej, z godziną, dokładnym miejscem, imieniem osoby kontaktowej i jej numerem telefonu. Zdecydowana większość nieobecności w ostatniej chwili to nie rezygnacje: to zapomnienia. Przypomnienie dzień wcześniej niemal całkowicie je eliminuje.

Powtarzające się zobowiązania: prawdziwa trudność klubów

Jednorazowe wydarzenie można zarządzać ręcznie. Sezon rozgrywek, cotygodniowy trening czy comiesięczny dyżur - już nie: powtarzacie tę samą pracę dwadzieścia razy, a zmęczenie bierze się z powtarzalności.

Sprawdzają się dwa podejścia:

• Stały grafik rotacyjny, ustalony na początku sezonu, z systemem wymiany między wolontariuszami. Prosty, przewidywalny, ale sztywny.
• Powtarzalne pytanie o dostępność, w którym co jakiś czas — na przykład co miesiąc — pyta się ponownie o dostępność, bez budowania wszystkiego od nowa za każdym razem. Bardziej elastyczne i znacznie lepiej akceptowane przez rodziny, których ograniczenia się zmieniają.

W OuiCanPlan drugie podejście jest zautomatyzowane: ustalacie rytm, a wolontariusze otrzymują prośbę we właściwym momencie bez konieczności pamiętania o tym. Powtarzające się plany (routines) są dostępne od pakietu Perso. Les rappels automatiques (pour les non-répondants) sont disponibles pour tous les plans incluant une date butoir facultative.

Czego nie robić

• Zapisywać kogoś bez jego zgody, bo "zawsze przychodzi". To główna przyczyna cichej rezygnacji.
• Tworzyć wspólny plik i czekać. Otwarty dla wszystkich arkusz wypełnia zawsze tych samych pięciu osób, w najwygodniejszych slotach.
• Publicznie wywoływać poczucie winy. Wiadomość "zawsze ci sami pracują" jest prawdziwa, ale odstrasza dokładnie tych, których chcecie pozyskać.
• Nie pytać niczego nowych członków. Członek, którego nigdy nie zapytano w pierwszym roku, nigdy nie zostanie zapytany. Zaproponujcie mu krótki slot, w parze z doświadczoną osobą.
• Zapomnieć powiedzieć, kiedy się kończy. Każda prośba o wolontariat powinna zawierać godzinę zakończenia.

Podsumowanie do wywieszenia w klubowym pomieszczeniu

1. Podzielcie na dwugodzinne, nazwane sloty, z osobą kontaktową i docelową liczbą osób.
2. Zapytajcie o dostępność i preferencje raz, wszystkich naraz, za pomocą prostego linku.
3. Ustalcie limit trzech slotów na osobę, dopóki są jeszcze wolne miejsca.
4. Przypominajcie indywidualnie osobom, które nie odpowiedziały, nigdy całej grupie.
5. Przypomnijcie dzień wcześniej, podziękujcie imiennie w ciągu tygodnia.

Dobrze skonstruowany grafik wolontariuszy nie wymaga od członków większego poświęcenia. Wymaga od nich jedynie czegoś konkretnego, krótkiego i z datą — i okazuje się, że to dokładnie to, na co ludzie odpowiadają "tak".