Escolher um local que sirva a todos: a regra do tempo de viagem mediano

«Onde nos encontramos?» é a pergunta mais banal na organização de um grupo, e uma das pior tratadas. Nove em cada dez vezes, a resposta é decidida por quem fala primeiro, e validada por um grupo que prefere não discutir. Resultado: duas pessoas fazem duas horas de viagem para um jantar de três horas, e não voltarão da próxima vez.

A escolha de um local não é, porém, uma questão de gosto. É um problema de minimização de custo coletivo, com métodos já estabelecidos. São usados em logística há cinquenta anos e aplicam-se tanto a um seminário de quarenta pessoas como a um convívio entre seis.

A armadilha do ponto central geográfico

O reflexo intuitivo é procurar o meio num mapa. Se três pessoas vivem em Lisboa, Porto e Coimbra, procura-se um ponto intermédio e propõe-se Leiria ou Tomar.

Isso está errado, por uma razão simples: a distância não é o tempo. Um trajeto de 300 km em alta velocidade demora hora e meia. Um trajeto de 120 km por estradas secundárias pode demorar duas horas e meia. O centro geográfico de um grupo e o seu centro em tempo de viagem podem estar separados por 200 quilómetros.

Há uma segunda armadilha, mais traiçoeira: a disponibilidade de ligações. Um ponto central sem estação, sem estacionamento, ou servido por apenas um comboio por dia, é um mau ponto central, mesmo que esteja perfeitamente situado no mapa. O número de ligações conta mais do que a posição.

Não procure o ponto do meio. Procure o ponto que minimiza o trajeto da pessoa pior posicionada.

Três critérios de decisão, por ordem

Existem três formas legítimas de decidir um local, e não dão o mesmo resultado.

O tempo total acumulado. Somam-se os tempos de viagem de todos os participantes e escolhe-se o local que minimiza esse total. É o critério mais eficiente economicamente, e o mais injusto: favorece sistematicamente o local onde vive a maioria, e sacrifica quem está isolado.

O tempo máximo. Escolhe-se o local que minimiza o trajeto da pessoa mais distante. É o critério mais equitativo, e custa mais caro ao grupo. É o que convém usar quando o desequilíbrio é crónico, ou seja, quando são sempre os mesmos a fazer a viagem.

O tempo mediano ponderado pela frequência. O compromisso prático: minimiza-se o tempo da metade mais condicionada, tendo em conta que alguns já se deslocam frequentemente pelo grupo. É o critério que se mantém ao longo do tempo.

O reflexo certo é escolher explicitamente um dos três, e dizê-lo. «Desta vez encontramo-nos em casa da Marta porque é sempre ela que faz a viagem» é uma frase que encerra um debate em dez segundos.

A alternância: a variável esquecida

Um grupo que se reúne com regularidade — família, clube, equipa distribuída — não tem de otimizar cada encontro isoladamente. Deve otimizar a série.

Quatro encontros por ano, quatro locais diferentes, cada um perto de um subgrupo: a equidade obtém-se ao longo do ano, não numa única noite. Este raciocínio desbloqueia situações impossíveis de resolver à escala de um único evento, e tem um efeito secundário valioso: cada um recebe à vez, o que também reparte a carga de organização.

Basta anotar algures quem recebeu e quando. Sem um registo escrito, é sempre a mesma pessoa a receber, e nem ela nem os outros se apercebem disso até se instalar o cansaço.

As perguntas a fazer antes de decidir

O local depende de condicionantes que o organizador desconhece. Faça-as, uma vez, a todos:

• De onde parte realmente nesse dia? Não a sua morada: o seu ponto de partida real. Alguém pode estar no escritório, em casa dos pais, em viagem.
• Como se desloca? Carro, comboio, transportes públicos, bicicleta, a pé. Um local sem transportes públicos exclui quem não conduz, e raramente o dizem por iniciativa própria.
• Que tempo de viagem é aceitável para si nesse dia? A resposta varia consoante o formato: trinta minutos para um copo, duas horas para um fim de semana.
• Precisa de partir a uma hora precisa? O último comboio condiciona o local mais do que qualquer outro fator.
• Há restrições de acesso? Escadas, carrinho de bebé, mobilidade reduzida, animal de estimação. Estas restrições são eliminatórias e chegam quase sempre tarde de mais.
• Pode levar alguém de carro, ou precisa de boleia? A boleia partilhada transforma um local impossível num local aceitável, e nunca é organizada porque ninguém faz a pergunta.

Só esta última pergunta já vale o exercício. Num grupo de dez, há quase sempre dois lugares livres num carro e uma pessoa que pensava não poder vir.

O caso profissional: o local é uma mensagem

Para uma reunião de equipa, um seminário ou uma comissão, o local não carrega apenas logística. Carrega significado.

Reunir sistematicamente uma equipa distribuída na sede envia uma mensagem: a sede é o centro, o resto é a periferia. Essa mensagem é recebida, mesmo que nunca seja formulada. Alternar os locais custa um pouco mais em deslocações e rende muito em envolvimento.

Três regras simples para o contexto profissional:

• A viagem faz-se em horário de trabalho. Um dia de equipa a duas horas de viagem que começa às 9h obriga alguns a sair às 6h30. Ou se atrasa o início para as 11h, ou se prevê a viagem na véspera à noite.
• O custo da deslocação nunca é da responsabilidade do colaborador, incluindo nas viagens «facultativas». Caso contrário, só aparecem os que conseguem adiantar o dinheiro.
• A sala deve corresponder ao formato. Uma reunião de trabalho com trinta pessoas num restaurante ruidoso não produzirá nada. O local deve ser escolhido depois do objetivo, nunca antes.

Fazer as contas sem perder a noite nisso

Cruzar dez pontos de partida, dez meios de transporte e três condicionantes horárias é um exercício penoso à mão. É, no entanto, exatamente o tipo de cálculo que uma máquina faz bem.

OuiCanPlan faz estas perguntas a cada participante e devolve-lhe depois os locais compatíveis com o conjunto das respostas, indicando para cada um quem faz o trajeto mais longo e porquê. Vê imediatamente o compromisso que está a fazer, em vez de o descobrir no dia do evento, no olhar de quem fez três horas de viagem.

As propostas chegam com o detalhe que as justifica e, quando pertinente, com ligações para verificar disponibilidades e reservas. Os resultados são reais e sem publicidade: nenhum local é proposto por ter pago para aparecer.

Anunciar um local, não propô-lo

Depois de determinado o local, o anúncio segue a mesma regra da data: é firme e fundamentado.

«Encontramo-nos no café da estação em Coimbra, sábado às 14h. É o ponto que deixa todos a menos de hora e um quarto, e há um comboio de hora a hora em ambos os sentidos. O Marco pode ir buscar duas pessoas de caminho, vindo de Leiria.»

Três frases. O local, a justificação, uma solução de transporte. Ninguém volta a discutir uma escolha explicada, e ninguém pede desculpa por morar longe. É exatamente o que procurava.