Poza ankietą terminową: czego klikalna tabela nigdy nie rozwiąże

W zeszły weekend widziałem grupę ośmiu znajomych, która przez dwanaście dni wypełniała ankietę terminową na urodziny. Ankieta ostatecznie wskazała sobotę, która pasowała wszystkim. A potem nic więcej się nie działo. Nikt nie wiedział, gdzie się spotkać, nikt nie miał w głowie budżetu, dwie osoby w ostatniej chwili oznajmiły, że nie jedzą mięsa, a organizatorka musiała w końcu wszystko poukładać ręcznie w wątku na WhatsAppie liczącym sześćdziesiąt wiadomości. Ankieta wykonała swoje zadanie. Zapomniała tylko zrobić resztę. Dlatego stworzyliśmy pełniejszą ankietę terminów, alternatywę dla Doodle i Framadate.

Co ankieta terminowa naprawdę rozwiązuje

Narzędzie takie jak Doodle, albo zwykła ankieta wysłana w grupie na WhatsAppie, odpowiada na jedno pytanie: który dzień pasuje największej liczbie osób. To realne pytanie i te narzędzia radzą sobie z nim dobrze. Klikalna tabela jest czytelna, szybka do wypełnienia, i pozwala uniknąć niekończącej się wymiany wiadomości typu „ja mogę w sobotę, a ty?". W tym konkretnym punkcie nie ma im nic do zarzucenia.

Problem w tym, że znalezienie wspólnego terminu prawie nigdy nie jest prawdziwym wyzwaniem organizacyjnym. To pierwszy krok w łańcuchu decyzji, i często najprostszy. Gdy termin jest już ustalony, trzeba jeszcze wybrać miejsce dostępne dla wszystkich, ustalić budżet, którego nikt nie chce ogłaszać publicznie, zebrać alergie lub ograniczenia każdej osoby, a także wydobyć odpowiedź od dwóch czy trzech osób, które wciąż nie odpowiedziały na pierwotną ankietę. Ankieta terminowa kończy się dokładnie tam, gdzie zaczyna się prawdziwa praca organizacyjna.

Ograniczenia, które zawsze odkrywa się za późno

Pierwszym ograniczeniem jest milczenie. Ankieta wysłana do grupy rzadko zbiera stuprocentową liczbę odpowiedzi. Zawsze znajdą się dwie lub trzy osoby, które nigdy jej nie otworzą, albo otworzą ją i zamkną kartę, myśląc, że odpowiedzą później. Organizatorka musi wtedy dopominać się indywidualnie, co znosi dużą część czasu, jaki narzędzie miało zaoszczędzić.

Drugie ograniczenie polega na tym, że wybrany termin czasem jest najlepszy tylko na papierze. Ankieta sumuje dostępności, ale nigdy nie pyta „na ile faktycznie odpowiada ci ten termin" ani „wolisz niedzielny obiad czy piątkowy wieczór". Dwa terminy mogą zebrać taką samą liczbę głosów, przy czym jeden zadowala osiem osób, a drugi sprawia, że osiem osób przychodzi z grzeczności. Tabela nie widzi tej różnicy.

Trzecie ograniczenie, w praktyce najcięższe, polega na tym, że cała reszta nadal musi zostać ustalona ręcznie. Miejsce ustala się w osobnym wątku, często już po terminie, co czasem wymusza ponowne przemyślenie pierwotnego wyboru, bo upatrzona restauracja jest tego dnia w pełni zarezerwowana. Budżet negocjuje się w niezręcznych prywatnych wiadomościach. Ograniczenia żywieniowe, dzieci, które trzeba uwzględnić, dostęp komunikacją miejską lub samochodem: nic z tego nie ma kratki do zaznaczenia.

Ankieta terminowa odpowiada na pytanie „kiedy", nigdy na „jak" i rzadko na „gdzie". A udane wydarzenie niemal zawsze zależy właśnie od tych dwóch ostatnich odpowiedzi.

Co naprawdę trzeba ustalić, żeby wydarzenie się udało

Patrząc z dystansu, organizacja wydarzenia grupowego oznacza jednoczesne rozstrzyganie pięciu lub sześciu wymiarów, a nie jednego. Termin, oczywiście. Ale też miejsce, które musi być dostępne bez konieczności podróżowania przez kogoś o godzinę dłużej niż inni. Budżet, który musi być jasno podany, zanim ludzie się zobowiążą, aby uniknąć niezręczności odkrycia rachunku na miejscu. Ograniczenia indywidualne, czy to dieta, małe dziecko, czy zobowiązanie zawodowe. I wreszcie pytanie, o którym systematycznie się zapomina: co zrobić z niezdecydowanymi, tymi, którzy nie odpowiadają ani tak, ani nie, i niechcący blokują ostateczną decyzję.

Każdy z tych wymiarów, rozpatrywany osobno, wydaje się prosty. Problem pojawia się, gdy się kumulują: termin, który pasuje najlepiej, wypada w miejscu, które jest zamknięte, miejsce, które pasuje najlepiej, przekracza budżet dwóch osób, a osoba, która wciąż nie odpowiedziała, dysponuje właśnie decydującym głosem. To właśnie ta kumulacja, a nie jedno trudne pytanie, zamienia organizację kolacji wśród znajomych w projekt pełen wielokrotnych ustaleń.

Jak w praktyce podjąć decyzję

Wobec tej kumulacji wracają wciąż dwa odruchy, i żaden z nich nie działa dobrze. Pierwszy to zarządzanie wszystkim w jednym wątku rozmowy: termin, miejsce, budżet i żarty grupy mieszają się ze sobą, a ważna informacja ginie między dwiema niepowiązanymi wiadomościami. Drugi odruch to mnożenie narzędzi: ankieta na termin, wspólny arkusz na budżet, wiadomość głosowa na ograniczenia żywieniowe: każde działa osobno, ale nikt nigdy nie ma pełnego obrazu, a organizatorka staje się jedynym obowiązkowym punktem, który musi poskładać wszystko z powrotem.

To, co naprawdę działa, to zadanie wszystkich istotnych pytań od razu, w jednym miejscu, i pozwolenie każdemu odpowiedzieć we własnym tempie, bez konieczności ręcznego centralizowania wszystkiego przez organizatorkę. To dokładnie ta luka, której Doodle i klasyczne ankiety nie wypełniają, bo to nie jest ich zadanie: zostały pomyślane pod jedno pytanie, a nie pod cały projekt.

OuiCanPlan: zadać wszystkie właściwe pytania naraz, a potem pozwolić systemowi zdecydować

To właśnie ten problem OuiCanPlan został zbudowany, aby rozwiązać. Wyjściowy pomysł jest prosty: zamiast rozsyłać termin, a potem zaczynać wymianę od nowa dla miejsca, budżetu i ograniczeń, organizatorka opisuje swój projekt raz, w kilku zdaniach. Na podstawie tego opisu OuiCanPlan automatycznie generuje od 10 do 15 pytań (10 minimum, do 15 jeśli temat jest złożony). Organizator może dodać do 3 pytań osobistych, obejmując jednocześnie możliwe terminy, akceptowalny budżet, poszukiwany rodzaj miejsca, ograniczenia dojazdowe i indywidualne preferencje.

Każdy uczestnik otrzymuje następnie link i odpowiada za pomocą kilku klikalnych dymków, bez konieczności pisania długiej wiadomości ani zastanawiania się nad sformułowaniem. Zajmuje to zwykle dwie minuty. System automatycznie przypomina osobom, które jeszcze nie odpowiedziały, co zdejmuje z organizatorki niewdzięczne zadanie ganiania za wszystkimi. A gdy tylko nadejdzie ostatnia odpowiedź, OuiCanPlan automatycznie oblicza szczegółowe propozycje, które uwzględniają wszystkie odpowiedzi, nie tylko terminy: termin pasujący wszystkim, jedno lub kilka miejsc zgodnych z wyrażonym budżetem i ograniczeniami, wraz z jasnym uzasadnieniem, dlaczego wybrano akurat tę propozycję, oraz linkami do rezerwacji, gdy to istotne, na przykład bezpośrednio do danej restauracji czy miejsca.

Weźmy konkretny przykład. Grupa dziesięciu współpracowników chce zorganizować comiesięczne spotkanie po pracy. Organizatorka opisuje projekt w dwóch zdaniach: cykliczne spotkanie po pracy, skromny budżet, gdzieś w centrum, dostępne komunikacją miejską. OuiCanPlan generuje pytania: które dni tygodnia pasują, preferowana pora, zakres budżetu na osobę, preferencja między barem, restauracją czy jednym i drugim, ewentualne ograniczenia żywieniowe oraz pożądana częstotliwość kolejnych spotkań. Każdy współpracownik odpowiada w kilka sekund za pomocą swojego osobistego linku. Dwa dni później wszyscy odpowiedzieli oprócz jednej osoby, której następnego dnia automatycznie wysłano przypomnienie e-mail. Gdy jej odpowiedź nadchodzi, system od razu proponuje trzy terminy, każdy z miejscem odpowiadającym średniemu budżetowi wyrażonemu przez grupę i dostępnym komunikacją dla wszystkich, wraz z linkiem do rezerwacji. Jeśli opinie pozostają podzielone między dwie zbliżone opcje, automatycznie proponowana jest dodatkowa runda konsensusu, aby rozstrzygnąć sprawę bez ponownego ręcznego dopytywania wszystkich.

To, co zasadniczo zmienia się w porównaniu z klasyczną ankietą, to fakt, że decyzja końcowa nie jest prostym wynikiem głosowania na jednej zmiennej. To zbudowana propozycja, która jednocześnie uwzględnia wszystkie ograniczenia wyrażone przez grupę, wraz z wyjaśnieniem, dlaczego wybrano ją zamiast innej. Wyniki są prawdziwe i bez reklam.

Dla małych stowarzyszeń, kolektywów sąsiedzkich czy zespołów organizujących regularne wyjścia, plan Simple OuiCanPlan obejmuje bezpłatnie do 10 uczestników i 3 plany miesięcznie, z historią 7-dniową. Powyżej tego progu jednorazowy plan za 3,99 € sprawdza się przy większym, jednorazowym wydarzeniu (50 uczestników, 1 plan), a subskrypcje od 9,99 € miesięcznie są przeznaczone dla tych, którzy organizują regularnie (od 20 uczestników i 15 planów miesięcznie), z planami cyklicznymi dostępnymi od planu Perso.

Podsumowanie

Ankieta terminowa znajduje dzień, który pasuje większości, i to realna pomoc. Ale udane wydarzenie grupowe zależy od znacznie więcej niż termin: miejsce, budżet, ograniczenia każdej osoby i sposób traktowania niezdecydowanych ważą równie dużo, i to właśnie tam klikalna tabela się kończy. Zadanie wszystkich tych pytań naraz i pozwolenie systemowi obliczyć propozycję uwzględniającą wszystko sprawia, że różnica między ankietą ciągnącą się trzy tygodnie a decyzją podjętą w kilka dni jest ogromna, bez konieczności samodzielnego dźwigania organizacji przez jedną osobę.