Mehr als eine Terminumfrage: was eine anklickbare Tabelle nie löst

Letztes Wochenende habe ich gesehen, wie eine Gruppe von acht Freunden zwölf Tage damit verbracht hat, eine Terminumfrage für einen Geburtstag auszufüllen. Am Ende stand ein Samstag fest, der für alle passte. Und dann passierte: nichts. Niemand wusste, wo man sich treffen sollte, niemand hatte ein Budget im Kopf, zwei Leute erklärten in letzter Minute, dass sie kein Fleisch essen, und die Organisatorin musste am Ende alles von Hand in einem WhatsApp-Thread mit sechzig Nachrichten klären. Die Umfrage hatte ihre Aufgabe erfüllt. Sie hatte nur vergessen, alles andere zu erledigen. Deshalb haben wir eine umfassendere Terminumfrage gebaut, eine Alternative zu Doodle und Framadate.

Was eine Terminumfrage wirklich löst

Ein Tool wie Doodle, oder eine einfache Umfrage in einer WhatsApp-Gruppe, beantwortet genau eine Frage: welcher Tag den meisten Leuten passt. Das ist eine echte Frage, und solche Tools lösen sie gut. Die anklickbare Tabelle ist übersichtlich, schnell ausgefüllt, und sie erspart das endlose Hin und Her von Nachrichten wie „Ich könnte am Samstag, und du?". In diesem konkreten Punkt gibt es nichts auszusetzen.

Das Problem ist, dass ein gemeinsamer Termin fast nie das eigentliche Organisationsthema ist. Er ist der erste Schritt in einer Kette von Entscheidungen, und oft der einfachste. Sobald der Termin steht, muss noch ein für alle erreichbarer Ort gefunden werden, ein Budget festgelegt werden, das niemand gerne öffentlich nennt, die Allergien oder Einschränkungen jedes Einzelnen erfasst werden, und die zwei oder drei Leute, die auf die ursprüngliche Umfrage noch nicht geantwortet haben, müssen doch noch zum Antworten gebracht werden. Die Terminumfrage endet genau dort, wo die eigentliche Organisationsarbeit beginnt.

Die Grenzen, die man immer zu spät entdeckt

Die erste Grenze ist das Schweigen. Eine Umfrage, die an eine Gruppe geschickt wird, erreicht selten eine hundertprozentige Antwortquote. Es gibt immer zwei oder drei Leute, die sie nie öffnen, oder die sie öffnen und den Tab wieder schließen, weil sie denken, sie antworten später. Die Organisatorin muss dann einzeln nachhaken, was einen guten Teil der eigentlich eingesparten Zeit wieder zunichtemacht.

Die zweite Grenze ist, dass der gewählte Termin manchmal nur auf dem Papier der beste ist. Eine Umfrage addiert Verfügbarkeiten, aber sie fragt nie „wie sehr passt dir dieser Termin wirklich" oder „möchtest du lieber einen Sonntagmittag oder einen Freitagabend". Zwei Termine können die gleiche Stimmenzahl bekommen, wobei der eine acht begeisterte Menschen bringt und der andere acht Menschen, die nur aus Höflichkeit erscheinen. Die Tabelle macht diesen Unterschied nicht sichtbar.

Die dritte Grenze, in der Praxis die schwerwiegendste, ist, dass alles andere weiterhin von Hand erledigt werden muss. Der Ort wird in einem separaten Thread entschieden, oft nach dem Termin, was manchmal dazu zwingt, die ursprüngliche Wahl zu überdenken, weil das anvisierte Restaurant an diesem Tag ausgebucht ist. Das Budget wird in unangenehmen privaten Nachrichten ausgehandelt. Ernährungseinschränkungen, zu berücksichtigende Kinder, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Auto: nichts davon hat ein Kästchen zum Ankreuzen.

Eine Terminumfrage beantwortet „wann", nie „wie" und selten „wo". Und ein gelungenes Event hängt fast immer von diesen beiden letzten Antworten ab.

Was wirklich entschieden werden muss, damit ein Event funktioniert

Betrachtet man es etwas übergeordneter, bedeutet die Organisation eines Gruppenevents, gleichzeitig fünf oder sechs Dimensionen abzuwägen, nicht nur eine. Den Termin natürlich. Aber auch den Ort, der erreichbar sein muss, ohne dass jemand eine Stunde mehr Fahrzeit hat als die anderen. Das Budget, das klar kommuniziert werden muss, bevor sich Leute verbindlich anmelden, um das unangenehme Erlebnis der überraschenden Rechnung vor Ort zu vermeiden. Individuelle Einschränkungen, sei es eine Diät, ein Kleinkind oder eine berufliche Verpflichtung. Und schließlich die Frage, die man systematisch vergisst: was macht man mit den Unentschlossenen, jenen, die weder Ja noch Nein antworten und die endgültige Entscheidung unabsichtlich blockieren.

Jede dieser Dimensionen für sich genommen wirkt einfach. Das Problem entsteht, wenn sie sich aufstapeln: der Termin, der am besten passt, fällt auf einen geschlossenen Ort, der Ort, der am besten passt, sprengt das Budget zweier Leute, und die Person, die immer noch nicht geantwortet hat, hält genau die entscheidende Stimme. Diese Anhäufung, nicht eine einzelne schwierige Frage, verwandelt die Organisation eines Abendessens unter Freunden in ein Projekt mit mehreren Runden hin und her.

Wie man in der Praxis entscheidet

Angesichts dieser Anhäufung tauchen ständig zwei Reflexe auf, und keiner davon funktioniert gut. Der erste ist, alles in einem einzigen Chat-Thread zu verwalten: Termin, Ort, Budget und die Witze der Gruppe vermischen sich, und die wichtige Information geht zwischen zwei unzusammenhängenden Nachrichten unter. Der zweite Reflex ist, Tools zu vervielfachen: eine Umfrage für den Termin, eine geteilte Tabelle für das Budget, eine Sprachnachricht für Ernährungseinschränkungen. Jedes für sich funktioniert, aber niemand hat je den Gesamtüberblick, und die Organisatorin wird zur einzigen Anlaufstelle, die alles wieder zusammensetzen muss.

Was wirklich funktioniert, ist, von Anfang an alle relevanten Fragen an einem Ort zu stellen und jeden in seinem eigenen Tempo antworten zu lassen, ohne dass die Organisatorin alles von Hand wieder zusammenführen muss. Genau das ist die Lücke, die Doodle und klassische Umfragen nicht füllen, weil es nicht ihre Aufgabe ist: Sie wurden für eine einzige Frage entwickelt, nicht für ein ganzes Projekt.

OuiCanPlan: alle richtigen Fragen auf einmal stellen und das System entscheiden lassen

Genau dieses Problem soll OuiCanPlan lösen. Die Grundidee ist einfach: Statt einen Termin herumzuschicken und dann für den Ort, das Budget und die Einschränkungen erneut von vorne zu beginnen, beschreibt die Organisatorin ihr Vorhaben einmal in wenigen Sätzen. Aus dieser Beschreibung erstellt OuiCanPlan automatisch die passenden Fragen an die Gruppe, zwischen zehn und fünfzehn je nach Art des Events, und deckt dabei gleichzeitig mögliche Termine, ein akzeptables Budget, die gesuchte Art von Ort, Anreisebeschränkungen und individuelle Vorlieben ab.

Jeder Teilnehmer erhält anschließend einen Link und antwortet mit ein paar anklickbaren Sprechblasen, ohne eine lange Nachricht tippen oder sich über eine Formulierung den Kopf zerbrechen zu müssen. Das dauert in der Regel zwei Minuten. Das System hakt automatisch bei denen nach, die noch nicht geantwortet haben, was der Organisatorin die undankbare Aufgabe abnimmt, allen hinterherzulaufen. Und sobald die letzte Antwort eintrifft, berechnet OuiCanPlan automatisch detaillierte Vorschläge, die alle Antworten berücksichtigen, nicht nur die Termine: ein Termin, der für alle passt, ein oder mehrere Orte, die zum genannten Budget und den geäußerten Einschränkungen passen, mit einer klaren Begründung, warum genau dieser Vorschlag ausgewählt wurde, sowie Buchungslinks, wenn passend, zum Beispiel direkt zum betreffenden Restaurant oder Ort.

Ein konkretes Beispiel: Eine Gruppe von zehn Kollegen möchte einen monatlichen Feierabend-Treff organisieren. Die Organisatorin beschreibt das Vorhaben in zwei Sätzen: ein wiederkehrendes Feierabend-Treffen, bescheidenes Budget, irgendwo in der Innenstadt, mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. OuiCanPlan erstellt die Fragen: welche Wochentage passen, bevorzugtes Zeitfenster, Budgetspanne pro Person, Vorliebe zwischen Bar, Restaurant oder beidem, eventuelle Ernährungseinschränkungen und gewünschte Häufigkeit für künftige Treffen. Jeder Kollege antwortet in wenigen Sekunden über seinen persönlichen Link. Zwei Tage später haben alle geantwortet außer einer Person, die am nächsten Tag automatisch erinnert wird. Sobald diese Antwort eingeht, schlägt das System direkt drei Zeitfenster vor, jeweils mit einem Ort, der zum durchschnittlich geäußerten Budget der Gruppe passt und für alle mit Verkehrsmitteln erreichbar ist, samt Buchungslink. Bleiben die Meinungen zwischen zwei knappen Optionen geteilt, wird automatisch eine zusätzliche Konsensrunde vorgeschlagen, um zu entscheiden, ohne erneut alle manuell anzuschreiben.

Was sich grundlegend gegenüber einer klassischen Umfrage ändert, ist, dass die endgültige Entscheidung kein einfaches Abstimmungsergebnis zu einer einzigen Variable ist. Es ist ein zusammengestellter Vorschlag, der alle von der Gruppe geäußerten Einschränkungen gleichzeitig berücksichtigt, mit einer Erklärung, warum er einem anderen vorgezogen wurde. Die Ergebnisse sind echt und werbefrei.

Für kleine Vereine, Nachbarschaftsgruppen oder Teams, die regelmäßig Ausflüge organisieren, deckt der Simple-Plan von OuiCanPlan bis zu zehn Teilnehmer pro Plan kostenlos ab. Darüber hinaus eignet sich ein Einzelplan für 3,99 € für ein größeres einmaliges Event, und Abonnements ab 9,99 € pro Monat richten sich an alle, die regelmäßig organisieren, mit Routinen (Pläne wiederkehrenden) und automatischen Erinnerungen, die von einem Event zum nächsten bereits eingerichtet sind.

Kurz gesagt

Eine Terminumfrage findet einen Tag, der den meisten Leuten passt, und das ist eine echte Hilfe. Aber ein gelungenes Gruppenevent hängt von weit mehr als dem Termin ab: der Ort, das Budget, die Einschränkungen jedes Einzelnen und der Umgang mit den Unentschlossenen zählen genauso stark, und genau dort endet die anklickbare Tabelle. Alle diese Fragen auf einmal zu stellen und ein System einen Vorschlag berechnen zu lassen, der alles berücksichtigt, macht den Unterschied zwischen einer Umfrage, die sich drei Wochen hinzieht, und einer Entscheidung, die innerhalb weniger Tage getroffen wird, ohne dass jemand die Organisation allein tragen musste.